Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar labores administrativas relacionadas con el manejo de la información, gestión documental, orientación y atención al usuario, al igual que las actividades propias del área donde sea asignada, de manera oportuna, eficiente, correcta, de acuerdo con los procedimientos establecidos, las políticas Institucionales y normatividad vigente.
Entidad
Alcaldia Carolina Principe.
Requisitos de estudios
Título: Bachiller. Área de Conocimiento: Todas la áreas Núcleo Básico de Conocimiento: Sistemas, Gestión documental y Afines
Requisitos de experiencia
No requiere Experiencia
Funciones del cargo
- Informar oportunamente a su jefe sobre: citas, juntas, reuniones y entrevistas.
- Enviar los documentos que en el despacho se producen a la oficina de administración documental, para lo de su competencia.
- Llevar en forma correcta y actualizada el archivo de la dependencia utilizando para ello el consecutivo respectivo.
- Manejar y mantener actualizados los libros radicadores, auxiliar y registros de carácter administrativo, verificar la exactitud de los mismos y presentar los informes correspondientes, sobre ese asunto.
- Informar sobre novedades que se presenten en cumplimiento de las funciones.
- Atender a las personas que visitan o solicitan información en la dependencia y ponerlas en contacto con los empleados competentes.
- Revisar, clasificar y controlar documentos, datos y elementos relacionados con los asuntos de competencia de la oficina en la que labora de acuerdo con las normas y los procedimientos establecidos.
- Mantener actualizada la existencia de útiles y materiales de consumo de oficina e informar oportunamente a su jefe inmediato sobre las necesidades al respecto.
- Procesar y transcribir los datos requeridos para generar los informes asignados y redactar la correspondencia que le sea encomendada.
- Diligenciar los formatos bajo su responsabilidad.
- Mantener y ordenar la oficina para los diferentes actos y reuniones que se celebren.
- Recibir y tramitar la correspondencia, declaraciones, oficios y documentos de competencia de la oficina en la cual se encuentre prestando sus servicios.
- Mantener actualizado el inventario de los libros, documentos y demás elementos que hagan parte de la oficina.
- Hacer firmar los documentos de las personas competentes.
- Solicitar al almacén, con el visto bueno del jefe inmediato, los elementos de consumo necesarios y distribuirlos entre los funcionarios de la dependencia.
- Guardar reserva de los asuntos que conozca y así se requiera.
- Adoptar las medidas de seguridad definidas para los bienes a su cargo.
- Adoptar las medidas de salud ocupacional para su puesto de trabajo.
- Recibir, clasificar y archivar la correspondencia que llegue y que corresponda al área.
- Mantener actualizados los directorios y la agenda del jefe.
- Tomar nota en los actos en los que se requiera su presencia.
- Procurar excelente presentación personal y del lugar de trabajo.
- Las demás funciones propias del cargo que le sean asignadas.
- Entregar la información al superior inmediato en el tiempo y con la discreción exigida.
- Recibir cortésmente a los usuarios internos y externos de la Alcaldía y ubicarlos en las diferentes dependencias, según sea el caso.
- Suministrar datos e información que requieran los usuarios, tanto internos como externos de la administración municipal, así como, los documentos públicos que ellos soliciten, en la debida forma, salvo los de reserva del despacho, de acuerdo con las autorizaciones y procedimientos establecidos.
- Operar los canales de comunicación de acuerdo con las especificaciones definidas.
- Hacer y recibir llamadas telefónicas.