Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar labores de asistencia administrativa que apoyen el desarrollo de las políticas, planes, programas y proyectos desarrollados en la dependencia.
Entidad
Alcaldia San Vicente Ferrer.
Requisitos de estudios
Mínimo: Terminación y aprobación de tres (3) años de educación básica primaria.
Requisitos de experiencia
12 meses de experiencia relacionada con el cargo.
Funciones del cargo
- Orientar e ilustrar al usuario por vía telefónica o personalmente, sobre los procesos que se administren en el Municipio, propendiendo por una buena imagen de la institución.
- Atender y orientar al público que visite la oficina y suministrarle información requerida para satisfacer su demanda.
- Cumplir con las actividades asignadas en la planeación, en el hacer, verificar y actuar de los diferentes procesos establecidos en el sistema de calidad (Norma lSO 9001:2008, NTCGP1000.2009 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI).
- Redactar y/o preparar en los equipos puestos a disposición, oficios,resoluciones y textos en general, en cumplimiento de los objetivos de la dependencia para darles el respectivo trámite.
- Apoyar la formulación de los proyectos para que sean inscritos en el banco de programas y proyectos de inversión municipal.
- Apoyar la elaboración y entrega de informes de los contratistas internos para los cuales el Secretario de Despacho realiza el proceso de interventoría, asegurando que las cuentas para los respectivos pagos se cumplan con todos los requisitos.
- Preparar para la firma del secretario los informes que se requieran a las diferentes entidades de control y/o particulares que los soliciten, para asegurar una oportuna prestación del servicio.
- Participar activamente en el sostenimiento, mantenimiento y mejoramiento del
- sistema de calidad del municipio, apoyando a los líderes de procesos en todo lo
- relacionado con el manejo de documentación, registros y con las acciones requeridas.
- Manejar en forma correcta y oportuna los equipos de comunicaciones que le sean asignados y velar porque se mantengan en óptimas condiciones, para asegurar así, la correcta prestación del servicio.
- Recolectar la información requerida y preparar para revisión y aprobación del secretario Despacho la medición de los indicadores del proceso de apoyo social.
- Administrar el software de la dependencia y mantener actualizada la base de datos del mismo, con el fin de contar con información oportuna y confiable para la toma de decisiones.
- Elaborar y tramitar los pedidos de papelería y demás implemento que requieran la dependencia para el normal desarrollo de las funciones.
- Actualizar la agenda del secretario de despacho, para racionalizar su gestión.
- Preparar y reportar oportunamente la información generada desde la dependencia, relacionada con la contratación a los diferentes entes de control (SECOP), gestión transparente, cámara de comercio, y demás que lo requieran.
- Apoyar la organización y desarrollo de los diferentes eventos programados por la Secretaría y/o la Administración, para asegurar su normal desarrollo.
- Mantener en forma actualizada el inventario de la dependencia, de tal manera que permita ejercer un control sobre los mismos, en cuanto a uso y conservación.
- Velar por el ejercicio y cumplimiento del Sistema de Calidad y del Modelo
- Estándar de Control Interno en su dependencia, para garantizar eficiencia y
- eficacia en la prestación del servicio, optimización del recurso y logro de objetivos
- y metas propuestas.
- Recepcionar llamadas telefónicas, operar los medios técnicos disponibles y entregar los mensajes respectivos al destinatario para asegurar una efectiva comunicación a los usuarios.
- Elaborar, diligenciar y consultar los documentos necesarios en las etapas previas, precontractual, contractual y poscontractual de los procesos de contratación requeridos por la dependencia.
- Mantener organizado y actualizado el archivo documental de la dependencia acorde con los lineamientos del comité de archivo de la alcaldía.
- Remitir mediante transferencia al archivo central toda la documentación generada en la Secretaría, de acuerdo en lo aprobado en la Tabla de Retención Documental.
- Mantener actualizada v disponible la base de datos de las asesorías técnicas
- realizadas.
- Recibir, radicar y tramitar la correspondencia de la dependencia para asegurar el control y atención oportuna a cada documento.