Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Administrar el archivo, tramitar la correspondencia interna y externa a, atender al público en sus peticiones, quejas y reclamos clasificándolos según las dependencias para fortalecer los sistemas de información de la entidad.
Entidad
Alcaldia San Francisco.
Requisitos de estudios
Tecnólogo en administración o gestión documental.
Requisitos de experiencia
Seis meses de experiencia relacionada y/o homologada en cargos similares.
Funciones del cargo
- Recibir la correspondencia externa, organizarla y entregarla al funcionario interesado de acuerdo a la materia, dejando constancia en el libra de reportes.
- Distribuir por encargo objetos, documentos, paquetes y mensajes, dentro o fuera de la administración.
- Velar por el manejo adecuado de documentos en todas las dependencias de la Administración Municipal en procura de su perfecta conservación.
- Llevar cabo los procesos técnicos de conservación, clasificación y descripción de los documentos.
- Atender la oficina de peticiones, quejas y reclamos, registrar cada una de ellas y coordinar con el jefe inmediato el reparto de los asuntos, llevando el respectivo control en el libro de registros.
- Organizar el archivo central y el histórico, de conformidad con las tablas de retención documental.
- Coordinar con los secretarios de despacho la organización del archivo de Gestión.
- Hacer, recibir llamadas y trasladarlas al funcionario correspondiente.
- Llevar libro de control de registro y recibir comprobante por los objetos entregados.
- Tramitar la correspondencia interna y llevar a cabo el proceso para el despacho de la correspondencia externa, dejando constancia en el libro de reportes.
- Las demás que ordene su jefe inmediato y que sean afines al cargo
- Recibir al público, orientando en el tipo de servicio requerido e indicarle la dependencia donde deben atenderlo.
- Guardar absoluta reserva con la información administrativa y financiera de la organización y de los asuntos oficiales que conozca en razón de sus funciones.
- Registrar las llamadas oficiales de cada una de las dependencias.
- Adelantar la depuración de los documentos que se encuentran en el archive, de conformidad con el manual de procesos y procedimientos.
- Controlar técnica y coordinadamente la producción de documentos en la Administración Municipal.
- Recibir y realizar las comunicaciones telefónicas con amabilidad y cordialidad al receptor.