Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar labores operativas relacionadas con los procesos y procedimientos de la gestión documental en la administración municipal, de acuerdo con la normatividad vigente, contribuyendo al cumplimiento de los objetivos y metas institucionales.
Entidad
Alcaldia Giraldo.
Requisitos de estudios
Título de Bachiller en cualquier modalidad
Alternativas:
- Aplican equivalencias entre estudios y experiencia para el Nivel Asistencial, establecidas en el artículo 25 del Decreto nacional 785 de 2005 y las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia laboral
Alternativas:
- Aplican equivalencias entre estudios y experiencia para el Nivel Asistencial, establecidas en el artículo 25 del Decreto nacional 785 de 2005 y las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan
Funciones del cargo
- Actualizar y mantener las bases de datos que contienen información relativa a los procedimientos atendidos, de acuerdo con los lineamientos establecidos y las instrucciones impartidas; al igual que disponer de manera oportuna y confiable, información tanto física como electrónica que sirva de insumo para la toma de decisiones y la elaboración de informes relativos a la gestión.
- Recepcionar, radicar, codificar y distribuir la correspondencia interna y externa que lleguen a la ventanilla única, de acuerdo a los procedimientos establecidos por la entidad.
- Apoyar la elaboración el diagnóstico y el plan de acción de gestión documental, Plan Institucional de Archivos; de acuerdo a los lineamientos establecidos por las entidades del orden Nacional, Departamental y Municipal
- Administrar el archivo central y el archivo histórico para normalizar los procesos propios de la gestión documental de acuerdo a la normatividad vigente.
- Proyectar los actos administrativos, las respuestas para los derechos de petición, demás solicitudes y comunicaciones que le sean asignadas, atendiendo las instrucciones del jefe inmediato y los requerimientos legales e institucionales.
- Apoyar las actividades propias de la gestión documental como son la clasificación, ordenación, rotulación, descripción, custodia, préstamo y disposición final, teniendo como instrumento archivístico principal para los procesos de gestión documental las Tablas de Retención Documental de la entidad.
- Efectuar diligentemente la distribución de las PQRS al funcionario competente; igualmente realizar seguimiento y generar alertas cuando se requiera o exista vencimiento de términos teniendo en cuenta la normatividad vigente.
- Prestar apoyo oportuno en los procesos de contratación a cargo de la dependencia, según le sean requeridos, conforme a las normas legales vigentes y cumpliendo los procedimientos adoptados en el Sistema Integrado de Gestión de la Calidad.
- Conocer y participar en todos los procesos de formación en SG-SST que sean convocados, brigadas de emergencias, comités de Seguridad y Salud en el Trabajo y Convivencia Laboral, prevención de riesgos laborales mediante las actividades que se realicen en la entidad.
- Cumplir las normas de seguridad e higiene, al igual que reportar inmediatamente todo accidente de trabajo o incidente que ocurra dentro de las instalaciones de la entidad.
- Contribuir con el mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad, a través de la participación en la elaboración y actualización de manuales de procesos y procedimientos de la dependencia, de acuerdo con los lineamientos establecidos por la Entidad.
- Las demás funciones que le sean asignadas por autoridad competente que estén acordes con la naturaleza del cargo, el nivel y el área de desempeño.
- Organizar la documentación producida y recibida en las dependencias de la administración municipal, de acuerdo a lo establecido por la Ley 594 de 2000 “Ley General de Archivo” y el Acuerdo 042 de 2002 y demás normativa vigente expedida por el Archivo General de la Nación y el Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP.
- Tramitar los asuntos sometidos a su consideración dentro de los términos establecidos, procurando el mejoramiento continuo en cuanto a oportunidad y calidad.
- Elaborar y presentar informes y estadísticas que sean solicitadas al interior de la Alcaldía o requeridas por entidades u organismos externos, teniendo en cuenta las disposiciones legales vigentes, lineamientos y directrices fijadas por autoridad competente. .