Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar labores de apoyo y orientación de usuarios en lo que tiene que ver con la información, atención y manejo de documentación en los procesos administrativos de la dependencia asignada, a personal interno y externo, acorde con las políticas, objetivos y directrices de la Administración Municipal.
Entidad
Alcaldia Envigado.
Requisitos de estudios
Terminación y aprobación de: Bachillerato en Cualquier Modalidad.
Requisitos de experiencia
Cuarenta y ocho (48) meses de experiencia Relacionada con las funciones del cargo.
Funciones del cargo
- Realizar la revision y clasificacion de documentos, archivos y correspondencia relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia de acuerdo con las normas y procedimientos establecidos.
- Desempenar tareas generales de apoyo y complementarias, propias de los niveles superiores en la dependencia, de manera que se facilite y mejore el desempeno de las labores de los demas servidores.
- Administrar las existencias de utiles y de materiales de consumo de la dependencia, reportando a su jefe inmediato sobre la carencia de algun material de trabajo, para evitar que se presenten deficiencias en la ejecucion de los procesos.
- Llevar y mantener actualizados los registros de caracter tecnico, administrativo y financiero que le sean asignados por su superior inmediato, de manera que estos se puedan consultar para la eficiente y eficaz toma de decisiones en la dependencia.
- Contribuir en la implementacion, mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema de Gestion de la Calidad y el Sistema de Control interno, participando y respondiendo a las actividades, estrategias y programas definidos por la Administracion Municipal, con el objetivo de dar cumplimiento a las metas y objetivos de la Institucion.
- Agendar las actividades, comites, reuniones y demas compromisos que deba cumplir el jefe de la dependencia, de acuerdo al cronograma de trabajo, con el fin de que cumpla oportunamente con los compromisos pactados.
- Las demas funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, que correspondan a la naturaleza del cargo y al area de desempeno.
- Apoyar al jefe de la dependencia si asi lo requiere, en la presentacion de informes, mediante el uso de las normas tecnicas generales necesarias para el cumplimiento de los requisitos minimos de entrega.
- Cumplir con las disposiciones existentes en materia disciplinaria, sobre Derechos, Deberes, Prohibiciones, Inhabilidades, Incompatibilidades y Conflicto de Intereses, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el area de desempeno del cargo.
- Orientar a los usuarios suministrando la informacion que les sea solicitada, de conformidad con las politicas y procedimientos establecidos a nivel institucional.
- Brindar apoyo administrativo en la programacion de actividades y eventos en su dependencia, con el objetivo de que se desarrollen y ejecuten correctamente.
- Transcribir la informacion que el Jefe de la dependencia le solicite o que se genere del registro de actas en los comites y reuniones en que sea asignado, contribuyendo al adecuado flujo de actividades en la gestion de la dependencia.
- Preparar los instrumentos requeridos para la prestacion de los servicios a cargo de la dependencia, con el fin de que se lleven a cabo los tramites, autorizaciones y procedimientos establecidos oportunamente.
- Realizar la supervision e interventoria de los contratos que se le asignen, de conformidad con la normatividad aplicable, la naturaleza, el area de desempeno y el alcance de las funciones del cargo, haciendo el seguimiento de la ejecucion de los proyectos y velando porque los objetivos propuestos sean alcanzados.
- Administrar la correspondencia y/o documentos que se reciban u originen en la dependencia, radicando y enviando la informacion requerida por el superior, con el fin de que se lleve un control sobre el satisfactorio recibo por parte del destinatario.