Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Dar apoyo administrativo en la ejecución de sus actividades a los funcionarios de la dependencia donde sea asignado.
Entidad
Instituto Departamental Deportes Antioquia.
Requisitos de estudios
Título o Diploma de Bachiller en cualquier modalidad.
Equivalencias:
- No aplica el sistema de equivalencias.
Requisitos de experiencia
Dieciséis (16) meses de experiencia relacionada.
Equivalencias:
- No aplica el sistema de equivalencias.
Funciones del cargo
- Recibir, revisar, radicar, clasificar y distribuir la correspondencia oportunamente de acuerdo con el procedimiento y sistemas establecidos
- Ejecutar tareas y actividades generales de apoyo operativo en la dependencia, de manera que se facilite y mejore el desempeño de las labores de los demás funcionarios
- Realizar la compilación y consolidación de la información que permita garantizar la calidad y oportunidad en la atención de las peticiones quejas, reclamos y solicitudes de información relacionadas con las actividades de la dependencia.
- Proporcionar apoyo logístico cuando se programen actividades en su dependencia, participando en la organización y desarrollo de las mismas, para que el cronograma de estas actividades sea ejecutado en los plazos definidos y se cuente con recursos necesarios.
- Velar por el adecuado cumplimiento de la gestión documental, inherente a las funciones del cargo.
- Desempeñar funciones de oficina y de asistencia administrativa encaminadas a facilitar el desarrollo y ejecución de las actividades del área de desempeño como tareas de clasificación documental y manejo de archivos y correspondencia.
- Mantener actualizados los archivos físicos y en base de datos los documentos generados por la dependencia, clasificándolas y ordenándolos de acuerdo a los criterios establecidos en las Tablas de Retención Documental.
- Atender personal y telefónicamente a los usuarios, y orientar al público que solicite los servicios de una eficiente y eficaz, brindando información y orientación fluida y clara, de conformidad con las instrucciones recibidas y los procedimientos establecidos.
- Apoyar al personal de la dependencia en la elaboración, recolección de documentos y seguimiento de los proyectos, en oportunidad y con los requerimientos establecidos.
- Elaborar de acuerdo con instrucciones del Superior inmediato actas, registros, formatos, certificaciones y demás documentos que se requieran.
- Organizar, manejar y controlar el archivo de la dependencia, de acuerdo con las normas y procedimientos determinados
- Coordinar, de acuerdo con instrucciones, reuniones y eventos que deba atender el Superior inmediato, llevando la agenda correspondiente y recordando los compromisos adquiridos.
- Recibir información y trasmitirla en forma oportuna y fidedigna al superior inmediato sobre asuntos propios y de interés de la dependencia.
- Apoyar la recopilación de información para la construcción de informes e indicadores de la dependencia, de acuerdo con las instrucciones recibidas.
- Contribuir al mantenimiento y mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de la calidad y del sistema de gestión y seguridad y salud en el trabajo a través de la participación en todas las actividades, estrategias y programas lideradas por la oficina de Talento humano y la Oficina Asesora de planeación.
- Las demás asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño
- Operar y mantener actualizados los diferentes sistemas de información de la dependencia y verificar que dispongan de efectivos controles de seguridad.