Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar actividades de orden administrativo, complementarias de las tareas propias de los niveles superiores.
Entidad
Personeria Bello.
Requisitos de estudios
Diploma de bachillerato académico
Equivalencias:
- Título de formación Técnica Profesional o Tecnológica o dos (2) semestres aprobados de formación Técnica Profesional o Tecnológica
Requisitos de experiencia
Seis (6) meses de Experiencia relacionada con el cargo
Equivalencias:
- Seis (6) meses de experiencia relacionada, siempre y cuando dicha formación sea afín con las funciones del cargo.
Funciones del cargo
- Revisar, clasificar y controlar documentos, datos y elementos relacionados con los asuntos de competencia de la entidad, principalmente los correspondientes al desarrollo y ejecución de los programas institucionales, de acuerdo con las normas y los procedimientos respectivos.
- Recibir y enviar la correspondencia y documentación que se presenten en la oficina y controlar el recibido por parte del destinatario.
- Elaborar actas de conciliación, mediación, transacción, autorizadas por el jefe inmediato.
- Garantizar la excelencia en la atención a usuarios internos y externos a la Personería.
- Recepcionar llamadas telefónicas y pasar los respectivos mensajes
- Tomar todos los dictados y atender la correcta ejecución de los trabajos de mecanografía que le sean delegados.
- FUNCIONES BÁSICAS:
- Es directamente responsable ante el Personero(a) Municipal y su jefe inmediato por la realización de labores generales y asistenciales de oficina, por recibir y atender cortésmente a las diferentes personas que visitan la Personería, por efectuar y contestar llamadas telefónicas y por la correcta elaboración y trascripción de los trabajos que se le encomiende, siguiendo lineamientos de amabilidad, discreción y oportunidad.
- Emprender las tareas encomendadas con el fin de mantener al día todos lo concerniente a su cargo, generando una cultura de servicio y atención que se refleje hacia fuera y presente una imagen de la personería a la altura de la entidad.
- Acatar y respetar las normas de higiene y seguridad en el trabajo, para prevenir accidentes y enfermedades; al igual, que las normas y procedimientos de seguridad en general, dispuesta por la administración municipal.
- Garantizar la utilización adecuada de los recursos tecnológicos, puestos a disposición para el desarrollo de sus actividades, bajo los parámetros de seguridad establecidos.
- Prestar asistencia a sus superiores en el trámite de documentos o diligencias delegadas por ellos mismos.
- Participar en el diseño, organización, coordinación y ejecución de planes, programas, proyectos, actividades técnicas, administrativas, de posicionamiento y de capacitación o asesoría, organizadas por la Personería municipal o entidades externas, de acuerdo con las políticas y disposiciones vigentes sobre la materia; velando en forma especial por la óptima ejecución de los programas institucionales.
- Organizar y mantener actualizado el archivo de la Delegatura.
- Elaborar y presentar informes, al jefe inmediato, sobre las actividades desarrolladas y aplicar los correctivos necesarios de acuerdo con las instrucciones impartidas.
- Informar al jefe inmediato sobre las anormalidades que se presenten en el desarrollo de su trabajo.
- Garantizar el registro oportuno y la calidad de datos, en los sistemas la información que les sea autorizada.
- Orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o elementos que sean solicitados, de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos.
- Redactar la correspondencia que le delegue su jefe inmediato.
- Informar al superior inmediato, en forma oportuna, sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos encomendados.
- Desempeñar las demás funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato y aquellas inherentes a las que desarrolle la Personería y la naturaleza del cargo.
- Radicar y archivar la correspondencia que ingrese y salga de la oficina.
- Emplear adecuadamente los útiles y equipos a su cargo y velar porque la oficina se mantenga en perfecto estado de orden y presentación.
- Desarrollar actividades propias de oficina (llamadas, digitación, correspondencia, etc.), en razón del desempeño de sus funciones o por atención a contingencias del sistema de información.
- Llevar y mantener actualizados los registros tecnológicos y/o físicos de carácter técnico, administrativo o financiero, verificar la exactitud de los mismos y presentar los informes correspondientes.
- Operar los programas asignados, ingresando los datos para el manejo de las aplicaciones y la información que se allegue a la Personería.
- FUNCIONES ESPECÍFICAS
- Garantizar la seguridad de elementos, documentos y registros de carácter manual, mecánico, electrónico y adoptar mecanismos para la conservación y evitar pérdidas o el deterioro de los mismos.
- Informar y/o concertar oportunamente las llamadas, juntas, reuniones y demás compromisos que el Personero(a) debe cumplir.
- Informar sobre el estado de los elementos e insumos a su cargo, y con anticipación sobre su necesidad de adquisición.
- Cumplir las normas de reserva con respecto a la información emanada de la Personería Municipal y de su cargo.