Estado
La convocatoria 990 a 1131, 1135, 1136 – Territorial 2019 ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar labores administrativas relacionadas con el manejo de la información, gestión documental, orientación y atención al usuario, al igual que las actividades propias del área donde sea asignada de manera oportuna, eficiente, correcta, de acuerdo con los procedimientos establecidos, las políticas Institucionales y normatividad vigente.
Entidad
Alcaldia Don Matias.
Requisitos de estudios
Título: Bachiller.
Requisitos de experiencia
5 meses de experiencia laboral
Funciones del cargo
- Realizar inventario de los documentos depositados en el archivo.
- Cumplir las metas individuales que les sean asignadas y los compromisos que ellas conlleve, conforme a la naturaleza del cargo.
- Efectuar y contestar llamadas telefónicas y atender adecuadamente a las personas que lleguen a la oficina.
- Mantener organizadas las existencias de útiles y de materiales de consumo de oficina e informar oportunamente a su jefe sobre las necesidades de éstos.
- Responder por la correcta y oportuna elaboración de los trabajos encomendados por su superior inmediato.
- Llevar control de entrada y salida del material de gestión documental archivado.
- Enviar la correspondencia y documentos que se originan en la oficina, a las distintas dependencias del municipio o a otras entidades y controlar el recibo por parte del destinatario.
- Informar oportunamente a su superior sobre llamadas, juntas, reuniones y demás compromisos que deba atender.
- Redactar la correspondencia u oficios que le delegue su jefe inmediato.
- Llevar en forma correcta, actualizada y de acuerdo con las instrucciones recibidas, el archivo de los documentos que se le encomienden en la oficina, de acuerdo a las Tablas de Retención Documental, Programa de Gestión Documental y Ley General de Archivo.
- Recibir, organizar y registrar los documentos que ingresen al área de archivo, de acuerdo al sistema establecido.
- Ofrecer informaciones a personas interesadas, previa autorización del superior jerárquico.
- Velar por el empleo adecuado de los útiles y del equipo a su cargo y por mantener la oficina en perfecto estado de orden y presentación.
- Realizar otras tarea o fines y complementarias, conforme a lo asignado por su superior inmediato
- Proyectar los diferentes actos administrativos que le sean encomendados y que sean de primera necesidad para el cumplimiento de la misión institucional.
- Controlar la preparación y uso de cronológicos del material archivado.
- Desempeñar las demás funciones asignadas por su jefe inmediato
- Velar por la adecuada clasificación, codificación, y organización de los documentos recibidos.
- Presentar informe de las labores realizadas.