Estado
La convocatoria 828 a 979 y 982 a 986 – Municipios Priorizados para el Posconflicto ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Implementar políticas y directrices establecidas para la adquisición y control de los bienes y servicios requeridos para el desarrollo de los procesos de la administración municipal; al igual que para la gestión, conservación y custodia de los archivos y memoria institucional de la gestión municipal, Además liderar las acciones necesarias tendientes al sostenimiento y la mejora continua del Sistema Integrado de Gestión y del MECI y la certificación en NTCISO 9001:2015, NTCGP 1000:2009 del mismo, que componen el Sistema Integrado de Gestión -SIG – de la Administración Municipal.
Entidad
Alcaldia San Jose Guaviare.
Requisitos de estudios
Título de formación técnica o tecnológica en Archivística y Estudios en Gestión Documental.
Requisitos de experiencia
Doce meses de experiencia laboral relacionada a las funciones del cargo.
Funciones del cargo
- Velar porque los archivos de gestión cumplan con las normas legales y técnicas.
- LLevar consecutivo de los actos administrativos emitidos por la dependencia y tramitar oportunamente las transferencias del archivo de gestión.
- Elaborar las certificaciones que se deban expedir sobre la existencia de los documentos conservados en el Archivo.
- Llevar los libros de registro de consultas y movimientos de documentos, elaborar las certificaciones que se deban expedir sobre la existencia de los documentos conservados en el archivo.
- Difundir, cumplir y hacer cumplir la normatividad y los procedimientos de la archivista para la elaboración, disposición, custodia de los documentos que se originan en la Entidad.
- Garantizar que la recepción, radicación y distribución de la correspondencia funcionen de manera eficiente.
- Atender los servicios de consulta a historiadores, investigadores, estudiantes, docentes y publico en general.
- Mantener discreción y reserva necesaria en los asuntos que maneja para que la información se maneje de manera adecuada.
- Prestar asistencia técnica a las dependencias autorizadas para conservar, por razones especiales, sus archivos.
- Recibir y tramitar quejas presentadas por los usuarios por cualquier medio.
- Cumplir con las disposiciones del Sistema de Gestión de calidad y prestar la colaboración y apoyo necesario que garanticen la permanencia y operatividad.
- Controlar el recibo, envió y devolución de los documentos prestados para consulta a las dependencia municipales, elaborando las constancias y anotaciones necesarias.
- Realizar la medición de los indicadores de procesos, según lo establecido en la ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
- Brindar apoyo a todas las actividades y proyectos de la oficina.
- Apoyar los programas que realice la dirección para dar cumplimiento del plan de desarrollo.
- Diseñar mecanismos de evaluación e indicadores de gestión de todas la actividades que se desarrollen en su dependencia.
- Notificar los actos administrativos que emita la dependencia.
- Cumplir con las funciones contenidas en la Constitución, la Ley, los Decretos, Ordenanzas, Acuerdos, Manual de funciones, Reglamento interno de la Entidad Municipal.
- Prestar asistencia para el adecuado manejo de los archivos de gestión y para la organización y producción de los documentos con base.
- Realizar gestiones necesarias para asegurar la ejecución de los planes, programas y proyectos en los que interviene en razón del cargo