Estado
La convocatoria 828 a 979 y 982 a 986 – Municipios Priorizados para el Posconflicto ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Prestar servicios de apoyo administrativo y atención al público ejecutando labores de oficina y coordinando Acciones que permitan un eficiente desempeño en el área que le sea asignada,guardando discreción, lealtad y reserva sobre los asuntos tramitados en la dependencia.
Entidad
Alcaldia Piendamo.
Requisitos de estudios
Título Bachiller en cualquier modalidad, Formación académica en secretariado o afines y curso de sistema básico.
Equivalencias:
- Doce (12) meses de experiencia relacionada por técnico o tecnólogo en secretariado avanzado o sistemas.
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada, adquirida en el ejercicio de empleos que tengan funciones similares a las del cargo o en una determinada área de trabajo.
Equivalencias:
- Doce (12) meses de experiencia relacionada por técnico o tecnólogo en secretariado avanzado o sistemas.
Funciones del cargo
- Acatar y fomentar el cumplimiento de las normas de autocontrol y responder a las directrices de Modelo Estándar de Control Interno MECI y demás criterios adoptados por el sistema de Calidad de la Administración municipal.
- Colaborar con el jefe de despacho en la consecución de datos y documentación que ayuden a dar una respuesta adecuada y oportuna a los asuntos presentados ante la dependencia.
- Presentar el informe de gestión de acuerdo a la ley 951 de 2005.
- Llevar en forma correcta, actualizada y de acuerdo con los procedimientos de gestión documental el archivo de gestión del despacho.
- Coordinar, organizar y apoyar, de acuerdo con las instrucciones recibidas,reuniones y eventos que deba atender el jefe de despacho.
- Mantener existencias de útiles y materiales de consumo de la oficina y solicitar oportunamente su reposición.
- Aplicación de las tablas de retención documental de a las normas de archivo
- Velar por el empleo adecuado y racional de los útiles y equipos de oficina a su cargo y mantener la Oficina en perfecto estado de orden y presentación.
- Velar por la atención tanto personal como telefónicamente, al público que solicita citas, analizando la necesidad e importancia del asunto y concertando las entrevistas con el jefe de despacho, según sea el caso.
- Manejar la agenda del jefe de despacho e informarle oportunamente sobre llamadas, juntas, reuniones y Compromisos en general que deba atender.
- Mantener actualizado el directorio de entidades y personas directamente relacionadas con el despacho del jefe inmediato.
- Mantener discreción y reserva sobre los documentos y asuntos tramitados en el despacho del jefe inmediato.
- Redactar, digitar y enviar la correspondencia y documentos que se originen en el despacho y controlar su recibo por parte del destinatario.
- Clasificar y radicar la correspondencia dirigida al despacho, decidiendo sobre aquella que deba ser revisada directamente por él y la que deba ser enviada a otras dependencias para su estudio, respuesta, trámite y seguimiento.
- Atender y coordinar la trascripción de textos y el diligenciamiento de los documentos que se presenten ante la dependencia asignada.
- Cumplir con las labores asistenciales que sean necesarias para la buena marcha y rendimiento de las labores del jefe de despacho.
- Desempeñar las demás funciones asignadas de acuerdo con el nivel, la naturaleza, y el área de desempeño del cargo.