Estado
La convocatoria 828 a 979 y 982 a 986 – Municipios Priorizados para el Posconflicto ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Es un cargo del nivel asistencial, cuyas funciones implican realizar actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias de los niveles superiores o de labores que se caracterizan por el predominio de actividades manuales o tareas de simple ejecución.
Entidad
Alcaldia Carmen Bolivar.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad y curso de secretariado ejecutivo.
Requisitos de experiencia
Veinticuatro (24) meses de experiencia profesional relacionada con las funciones cargo.
Funciones del cargo
- Transcribir a máquina o en computador oficios, decretos, resoluciones de pago, resoluciones de adjudicación de contratos, resoluciones de aprobaciones de pólizas de garantía de los contratos circulares, actas, derechos de peticiones y demás documentos que se generen en el Despacho.
- Responder por el buen uso y mantenimiento de los equipos de oficina.
- Mantener reserva y discreción sobre los asuntos confidenciales tramitados en el Despacho y sobre los que conozca por razón de sus funciones.
- Atender al público y dar las informaciones requeridas por los funcionarios o visitantes.
- Llevar registro de todos los actos administrativos que expida su oficina.
- Mantener actualizada la información de la cartelera pública.
- Realizar órdenes de salida de los equipos, papelería, y demás implementos de oficina que salgan para revisión arreglo o traslado a otro lugar fuera del palacio municipal.
- Atender llamadas telefónicas, enviar y recibir documentos vía fax.
- Coordinar las reuniones que se lleven a cabo en su dependencia.
- Preparar y manejar la agenda del Jefe Inmediato.
- Recibir, revisar, clasificar y controlar documentos.
- Redactar y contestar la correspondencia y demás documentos, cuando se lo ordena el Jefe.
- Disponer y organizar materiales de carácter institucional.
- Presentar informes sobre las actividades desarrolladas.
- Velar por la adecuada presentación de la oficina.
- Entregar los documentos y fotocopias que le sean solicitados por el superior inmediato y por los secretarios de despacho.
- Informar al superior inmediato sobre problemas presentados.
- Mantener al día el archivo de la oficina.
- Controlar el manejo de los documentos solicitados.
- Organizar los documentos que llegan a la oficina y enviarlos a otras dependencias cuando son dirigidos a éstas.
- Las demás funciones asignadas por el superior inmediato, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.