Estado
La convocatoria 828 a 979 y 982 a 986 – Municipios Priorizados para el Posconflicto ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Administrar información del área aplicando el Sistema de Gestión Documental.
Apoyar y prestar colaboración en todas las actividades que desarrolle la institución para beneficio de la comunidad educativa.
Entidad
Alcaldia Florencia.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller o técnico profesional
Requisitos de experiencia
Veinticuatro (24) meses de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Mantener actualizado el directorio telefónico del Rector o Director.
- Aplicar el Sistema de Gestión Documental
- Ejercer las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
- Apoyar los procesos de admisión y matrícula y realizar el registro y control académico de los estudiantes.
- Manejar con discreción la información y la correspondencia del Rector o Director.
- Mantener informado al Rector o Director de todos los procesos que se desarrollen y suministrar la información que se requiera para la toma de decisiones.
- Llevar el registro y control de los documentos y archivos de la oficina.
- Atender personal y telefónicamente al público y fijar entrevistas que sean autorizadas por el Rector o Director.
- Recibir, radicar, redactar y organizar la correspondencia para la firma del Rector o Director y distribuirla de acuerdo con sus instrucciones.
- Verificar oportunamente las citas, entrevistas o reuniones del Rector o Director.
- Asistir al Rector o Director en el desarrollo de las actividades que deba realizar para el cumplimiento misional de la Institución.
- Apoyar operativamente y complementar el desarrollo de los procesos, procedimientos y actividades de la institución.
- Asistir a las reuniones del Consejo Directivo y Académico de la institución y elaborar las respectivas actas
- Aplicar los sistemas de información , clasificación y actualización de la información académica SII y SIMAT
- Apoyar al Rector o Director en la preparación y presentación de informes.
- Adelantar y presentar informes académicos y demás requeridos por las distintas instancias sobre la población estudiantil.
- Aplicar los métodos, tecnologías y procedimientos que garanticen la eficiencia y eficacia en el desarrollo de las tareas propias del cargo.
- Recolectar, actualizar y procesar la información básica para la elaboración de estudios e investigaciones que se realicen.
- Registrar en la agenda del Rector o Director los compromisos que deba cumplir.
- Llevar y mantener al día el archivo y la correspondencia.
- Apoyar al Rector o Director en la ubicación de archivos y documentos requeridos para el normal desempeño de las funciones.
- Solicitar oportunamente los insumos requeridos para el normal funcionamiento de área.
- Prestar apoyo logístico al Rector o Director cuando lo requiera.