Realizar actividades de soporte administrativo que garanticen la atención integral a usuarios internos y externos y organizar los procesos de archivo y correspondencia, manejo de agenda, atención al público e ingreso de personas a la dependencia asignada.

Alcaldia Orito.

Diploma de Bachiller en cualquier modalidad.

Seis (06) meses de experiencia relacionada.

• Revisar, clasificar y controlar documentos, datos y elementos relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia.
• Organizar y consolidar oportunamente la información de la dependencia asignada, para llevar a cabo el Concejo de Gobierno de la entidad territorial, ordenado por el señor Alcalde, de acuerdo a las instrucciones del superior inmediato.
• Recibir, tramitar, distribuir, clasificar, radicar y archivar la correspondencia, peticiones, contratos, contratos y demás actuaciones administrativas, dar el trámite pertinente y registrar todos los actos administrativos que se originen en la dependencia asignada, en los libros radicadores correspondientes.
• Efectuar los trámites administrativos para la consecución y entrega de los materiales de consumo, bienes o elementos, requeridos en la dependencia y mantener organizado el inventario de la misma.
• Participar en la organización de programas, proyectos y actividades administrativas del Despacho o dependencia asignada, garantizando la correcta aplicación de normas y procedimientos vigentes sobre la materia.
• Organizar y mantener actualizado el archivo interno de la dependencia, de acuerdo con las normas previstas en el archivo general de la nación y procedimientos establecidos en la entidad territorial.
• Elaborar las solicitudes de suministro de elementos e insumos que se requieran en la dependencia y llevar control periódico de las necesidades de papelería, útiles y demás elementos de trabajo.
• Las demás funciones que le sean asignadas por la autoridad competente, de acuerdo a la naturaleza del cargo y las necesidades del servicio para el logro de la misión institucional.
• Realizar labores auxiliares de apoyo a los procesos administrativos misionales y de apoyo generados en la dependencia y los demás que le sean asignados y se ejecuten en la dependencia asignada.
• Tomar apuntes, proyectar las respuestas de la correspondencia que le sea asignada, y efectuar el envío de los documentos, oficios, informes, comunicaciones y actos administrativos que le sean confiados.
• Elaborar, digitar o sistematizar los documentos, cartas, oficios, memorandos, circulares, resoluciones, decretos, certificaciones, informes, comunicaciones, actos administrativos, informes estadísticos y demás documentos propios del área de desempeño de la dependencia asignada, utilizando herramientas de información y computación y tramitarlos de acuerdo a las directrices del superior inmediato.
• Llevar la agenda de compromisos diarios en la dependencia asignada, recordar oportunamente las citas, reuniones, eventos y compromisos programados que deba atender el superior inmediato, recordarle los compromisos adquiridos y organizar la atención al público de acuerdo a las órdenes impartidas por el inmediato superior.
• Mantener discreción y reserva sobre los asuntos confidenciales tramitados en la dependencia asignada y los que conozca por razón de sus funciones.
• Coordinar el suministro de elementos e insumos que se requieran en la dependencia y llevar control periódico de las necesidades de papelería, útiles y demás elementos de trabajo.
• Establecer las comunicaciones telefónicas internas o externas que le sean solicitadas por el inmediato superior.
• Atender a usuarios internos y externos, funcionarios y público en general y suministrar la información y orientación requerida y/o la entrega de elementos o insumos requeridos y relacionados con la misión de la dependencia, las directrices recibidas y procedimientos establecidos.
• Responder por el buen uso y mantenimiento de los bienes muebles y elementos a su cargo y custodiar los textos y documentos que se manejen en la dependencia asignada.