Estado
La convocatoria 828 a 979 y 982 a 986 – Municipios Priorizados para el Posconflicto ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Digitalizar la información en la plataforma de Gestión Transparencia y poyar en la gestión municipal mediante las labores asistenciales a fin de garantizar por parte de la administración una debida prestación del servicio, conforme a las normas y procedimientos vigentes.
Entidad
Alcaldia Taraza.
Requisitos de estudios
Bachiller en cualquier modalidad.
Alternativas:
- Las equivalencias establecidas en el Decreto 785 de 2005.
Requisitos de experiencia
Catorce (14) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo.
Alternativas:
- Dieciocho (18) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo.
Funciones del cargo
- Preparar y organizar la información que debe presentar el jefe inmediato.
- Digitalizar toda la información necesaria a través de la plataforma de Transparencia dispuesta por el Departamento u otra entidad del Gobierno Nacional.
- Recepcionar llamadas telefónicas, operar los medios técnicos disponibles y entregar los mensajes respectivos.
- Apoyar al personal de la dependencia en la elaboración y seguimiento de los proyectos, así como en la trascripción y presentación de informes.
- Apoyar los diferentes trámites administrativos que requiera la dependencia para el cumplimiento de su finalidad.
- Brindar atención y orientación a los funcionarios sobre aspectos relacionados con su dependencia.
- Realizar la medición de los indicadores de proceso, según lo establecido en la ficha técnica de cada indicador y establecer o proponer las acciones respectivas para lograr mayor eficiencia y efectividad en el proceso.
- Atención y orientación al usuario.
- Recibir y tramitar declaraciones, denuncias, actas de audiencias y todo aquello que se desprenda de la atención al público.
- Llevar la agenda e informar en general a su inmediato superior sobre las llamadas telefónicas, juntas, reuniones y compromisos que deba atender; asimismo, tomar nota de recados, llamadas o programaciones que se relacionen con los demás funcionarios de la secretaría.
- Mantener sistematizado y actualizado el archivo de historias correspondientes a los casos atendidos.
- Elaborar contratos, órdenes de servicios, modelos de contratación.
- Mantener actualizada la existencia de útiles y materiales de insumo de la oficina e informar oportunamente a su jefe sobre las necesidades requeridas.
- Enviar y recibir la correspondencia o documentos que se originan o ingresan a la oficina de o para las distintas dependencias de la secretaría, del Municipio o a otras entidades y controlar el recibo correcto por parte de su destinatario.
- Redactar y digitar la comunicación interna y externa de la oficina.