Estado
La convocatoria 828 a 979 y 982 a 986 – Municipios Priorizados para el Posconflicto ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Administrar la información generada y/o recibida en el despacho del alcalde con criterios de calidad, eficiencia, oportunidad y eficacia.
Entidad
Alcaldia Solano.
Requisitos de estudios
Título de bachiller. Conocimientos esenciales en: – Informática básica – Técnicas de archivo – Redacción y técnicas de oficina – Atención al público. – Protocolo.
Requisitos de experiencia
Doce meses de experiencia relacionados con el cargo
Funciones del cargo
- Hacer firmar y entregar documentos que se gestionen internamente y de interés público.
- Radicar y dar respuesta a documentos oficiales del despacho.
- Atender las llamadas telefónicas y comunicar al alcalde la solicitud de las personas.
- Hacer firmar los documentos y/o actos administrativos del alcalde y entregarlos a la mayor brevedad posible a los clientes internos y externos.
- Coordinar las actividades a desarrollar entre el alcalde y su gabinete.
- Llevar y mantener el archivo de la dependencia, en forma, organizada y actualizada. rendir informes a su jefe inmediato de las actividades realizadas.
- Coordinar y programar las labores administrativas de la alcaldía.
- Realizar la trascripción de documentos tales como: cartas, circulares, actas de posesión, decretos de delegación de funciones, supervivencias, constancias de residencia, notificaciones de actos administrativos.
- Organizar en coordinación con las demás secretaría de despacho, la realización y el desarrollo de los eventos y actos protocolarios en los cuales el alcalde presida o participe; para garantizar el éxito de los mismos.
- Coordinar la elaboración, revisar y ordenar la edición y distribución de boletines y publicaciones de carácter oficial del municipio; para garantizar la debida información a la comunidad.
- Dirigir y coordinar la organización de la agenda del alcalde, para que las actividades y compromisos se desarrollen y atiendan oportunamente.
- Comunicar a los interesados el lugar, fecha y hora de las reuniones programadas por el alcalde.
- Organizar, custodiar y archivar por asuntos el archivo de gestión del despacho alcalde.
- Velar por el buen uso y mantenimiento del equipo de oficina a su cargo.
- Radicar, seleccionar, distribuir y pasar al despacho alcalde la correspondencia recibida del archivo central.
- Atender diligentemente al público que acude al despacho de la alcaldía y resolver consultas que no requieran ser llevadas al alcalde.
- Suministrar información y concretar entrevistas con el alcalde.
- Recibir los acuerdos y revisarlos, para la sanción del alcalde, así como tramitar su publicación y divulgación y enviar acuerdos a la gobernación.