Estado
La convocatoria 828 a 979 y 982 a 986 – Municipios Priorizados para el Posconflicto ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar actividades de orden administrativo, que apoyen el desarrollo de las funciones y responsabilidades de la Secretaría de Programas Sociales y Enlace Familias en Acción, en la gestión administrativa.
Entidad
Alcaldia Solita.
Requisitos de estudios
Bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Fotocopiar los documentos que se requieran en la dependencia
- Ejercer funciones de mensajero interno en los casos requeridos.
- Entregar y distribuir boletines, comunicados y demás documentos producidos por la Secretaría y que sean de conocimiento y manejo público.
- Distribuir correspondencias dentro y fuera de la entidad, de acuerdo con instrucciones del superior inmediato.
- Llevar el Registro, Control y Administración de las Juntas de Acción Comunal del Municipio.
- Realizar y/o apoyar la estructuración de los estudios previos para los contratos que se realicen dentro de su dependencia y tengan relación directa con el cumplimiento de sus funciones y servir como supervisor de los mismos.
- Cumplir con las actividades y compromisos de la estrategia gobierno en línea.
- Las demás funciones asignadas por autoridad competente de acuerdo al nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
- Apoyar cuando sea necesario, el ejercicio de las labores de los funcionarios de la dependencia asignadas en los asuntos de su conocimiento.
- Tomar dictados y realizar los escritos requeridos en el Despacho del Secretario.
- Convocar por orden de su superior inmediato a funcionarios y sociedad civil a consejos, juntas y comités.
- Controlar el acceso de funcionarios, particulares y comunidad en general al despacho de la secretaría.
- Recibir la correspondencia, y demás documentación, tanto física como magnética, haciendo los registros correspondientes, su distribución y posterior Archivo
- Realizar los diferentes informes, documentos y correspondencias que le sean asignadas por el Secretario de Despacho.
- Recibir la correspondencia, leerla y presentar resúmenes técnicos.
- Mantener actualizados el directorio telefónico de entidades públicas y personas que mantengan alguna relación con la Secretaría.
- Colaborar con el Secretario de Despacho en la elaboración de la agenda de trabajo y recordarle oportunamente los compromisos adquiridos.
- Recibir y efectuar las llamadas telefónicas y transmitir los mensajes correspondientes; atender al público y absolver las consultas que no requieran ser llevadas al Secretario de Despacho.
- Conocer el funcionamiento de la Administración Municipal, para dar respuestas oportunas y rápidas al público.
- Manejar y actualizar los inventarios de elementos de consumo y devolutivos a cargo de la dependencia, distribuir a los funcionarios los elementos que requieran y hacer los pedidos correspondientes.
- Mantener discreción sobre los asuntos confidenciales tramitados en la oficina y sobre los que conozca por razón de sus labores.
- Manejar y mantener actualizado el archivo de gestión de la Secretaría.
- Velar por el buen uso, mantenimiento y conservación del equipo de oficina bajo su responsabilidad.
- Suministrar oportunamente la información, datos o documentos que le sean solicitados por el personal autorizado.
- Realizar actividades de orden administrativo, que apoyen el desarrollo de las funciones y responsabilidades de la Secretaría de Gobierno, Talento Humano y Asuntos Comunitarios, en la gestión administrativa.