Estado
La convocatoria 828 a 979 y 982 a 986 – Municipios Priorizados para el Posconflicto ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Diseñar, organizar, coordinar, ejecutar y controlar los planes, programas y proyectos de Gestión Documental y ventanilla única de correspondencia de la Entidad, contribuyendo a la optimización de los mismos.
Entidad
Alcaldia Solita.
Requisitos de estudios
Bachiller en cualquier modalidad
Alternativas:
- Terminación y aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria y curso específico, mínimo de sesenta (60) horas relacionado con las funciones del cargo.
Requisitos de experiencia
doce (12) meses de experiencia relacionada
Alternativas:
- veinticuatro (24) meses de experiencia
Funciones del cargo
- Archivar la correspondencia conforme lo establecido en las Tablas de Retención Documental.
- Tramitar la correspondencia entre las diferentes áreas de la Alcaldía.
- Rendir los informes que se requieren, con base en los resultados y observaciones contenidas en los documentos de trabajo.
- Cumplir con las actividades y compromisos de la estrategia gobierno en línea.
- Realizar y/o apoyar la estructuración de los estudios previos para los contratos que se realicen dentro de su dependencia y tengan relación directa con el cumplimiento de sus funciones y servir como supervisor de los mismos.
- Las demás funciones asignadas por autoridad competente de acuerdo al nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
- Dirigir, supervisar y responder por la organización y funcionamiento del Archivo General de la Administración Central de conformidad con lo establecido en la ley 594 del 2000 y normas complementarias.
- Velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y responder por su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos
- Administrar el sistema de archivo de la Alcaldía.
- Mantener actualizado el proceso de archivo de la Alcaldía.
- Controlar y hacer seguimiento a los procesos de archivo y correspondencia, buscando siempre la modernización y prestar un mejor servicio.
- Mantener el archivo de acuerdos, decretos y resoluciones del Alcalde y expedir copias cuando se le indique.
- Facilitar el acceso de la información disponible de acuerdo con la ley, a las autoridades y empleados que la requieran.
- Llevar y mantener actualizados las tablas de retención del archivo municipal.
- Instruir a los empleados de las diferentes dependencias en la correcta utilización de las tablas de retención documental.
- Guardar total seriedad, responsabilidad y lealtad en el manejo de la documentación a su cargo.
- Administrar el sistema de Ventanilla Única de Correspondencia de la Alcaldía.
- Recibir todas las comunicaciones tanto internas como externas para su correspondiente radicación y registro.
- Revisar las comunicaciones enviadas interna y externas para verificar su buena calidad en cuanto al cumplimiento de las normas expedidas por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas (ICONTEC), ortografía, redacción, calidad del papel y existencia de firmas autorizadas. En caso de presentarse fallas o inconsistencias, hacer devolución a la Dependencia de procedencia con nota aclaratoria, para su respectiva corrección.
- Distribuir y recolectar las comunicaciones en el horario establecido para la Ventanilla Única.
- Diseñar, organizar, coordinar, ejecutar y controlar los planes, programas y proyectos de Gestión Documental y ventanilla única de correspondencia de la Entidad, contribuyendo a la optimización de los mismos.