Estado
La convocatoria 828 a 979 y 982 a 986 – Municipios Priorizados para el Posconflicto ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Administrar, la información de la secretaria para personal interno y externo de conformidad con los procesos establecidos
Entidad
Alcaldia Carepa.
Requisitos de estudios
Título de Bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia.
Funciones del cargo
- Llevar el registro y control de ejecución de los contratos que estén bajo la Supervisión de la secretaría.
- Elaborar las solicitudes de servicio con su respectiva justificación.
- Apoyo al jefe de la dependencia en los trámites que se deban realizar para Garantizar el pago oportuno de los contratos a cargo de la secretaría. Lo anterior, en cuanto a la elaboración de actas de inicio, suspensión, de Terminación y de liquidación, informes de interventoría, certificados, etc.
- Elaborar resolución de viáticos y adelantar los trámites para la legalización de los mismos.
- Realizar las acciones necesarias que den cumplimiento a la solicitud de los diferentes tipos de servicio que tengan relación con la Secretaría.
- Llevar el registro y control de los documentos y archivos de la oficina.
- Tramitar los pedidos de útiles, papelería y demás elementos de oficina que se requieran en la dependencia.
- Realizar manejo de herramientas de sistemas, manipulación de bases de datos, revisión diaria y permanente del correo electrónico de la dependencia y generar las copias de los archivos que considere de interés para la Dependencia.
- Enviar a los distintos estamentos gubernamentales los documentos que estos pudiesen solicitar y que tengan relación directa con sus funciones.
- Realizar uso racional de los recursos de la dependencia y colaborar con el jefe de la dependencia en las acciones de control que sobre el uso de esos mismos Bienes se implementen.
- Realizar copias de seguridad sobre los archivos importantes de competencia de la secretaría y que se conserven en medio magnético.
- Recibir y confrontar que la documentación aportada por el usuario, cumpla los requisitos exigidos para legalizar él tramite solicitado o devolverlo si no los reúne, aclarando el motivo de dicha devolución.
- Mantener informe actualizado sobre la ejecución presupuestal de la dependencia
- Adoptar, las acciones necesarias para garantizar el sistema de gestión de la calidad y el control interno dentro de la dependencia.
- Llevar el registro y control de los derechos de petición que se interpongan y que son de competencia de la dependencia, velando porque los mismos se contesten dentro de los plazos legalmente establecidos.
- Preparar los oficios, resoluciones, decretos, proyectos de acuerdo, actas y documentos en general en cumplimiento de los objetivos de la Secretaría para darles el respectivo trámite.
- Recibir, radicar y organizar la correspondencia para la firma del jefe y distribuirla de acuerdo con sus instrucciones.
- Atender personal y telefónicamente al público e informar al superior inmediato de los asuntos tratados.
- Llevar la agenda y recordar los compromisos.
- Reportar de manera oportuna cualquier daño, deterioro, pérdida o anomalía en los equipos de oficina y bienes Cargados al inventario de la dependencia.
- Realizar labores de apoyo a los procesos administrativos que se ejecuten en la Secretaría de conformidad con los planes, programas y proyectos establecidos.
- Mantener actualizado el inventario de la dependencia.