Estado
La convocatoria 828 a 979 y 982 a 986 – Municipios Priorizados para el Posconflicto ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Administrar, la información de la secretaria de las políticas públicas para personal interno y externo de conformidad con los procesos establecidos
Entidad
Alcaldia Chigorodo.
Requisitos de estudios
Título bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses año de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Realizar uso racional de los recursos de la dependencia y colaborar con el jefe de la dependencia en las acciones de control que sobre el uso de esos mismos bienes se implementen.
- Apoyo a los responsables de las políticas públicas de atención integral población desplazada, victimas, juventud, familias en acción, equidad de género, discapacidad, infancia, juventud etnias y participación ciudadana en los trámites que se deban realizar para garantizar el pago oportuno de los contratos a cargo de la secretaría. Lo anterior, en cuanto a la elaboración de actas de inicio, suspensión, de terminación y de liquidación, informes de interventoria, certificados.etc
- Realizar copias de seguridad sobre los archivos importantes de competencia de la secretaría y que se conserven en medio magnético.
- Llevar el registro y control de los documentos y archivos de la oficina en lo relacionado con las políticas públicas de atención integral población desplazada, victimas, juventud, familias en acción, equidad de género, discapacidad, infancia, juventud etnias y participación ciudadana
- Enviar a los distintos estamentos gubernamentales los documentos que estos pudiesen solicitar y que tengan relación directa con sus funciones.
- Realizar labores de apoyo a los procesos administrativos que se ejecuten en la Secretaría de conformidad con los planes, programas y proyectos establecidos
- Recibir, radicar y organizar la correspondencia para la firma del jefe y distribuirla de acuerdo con sus instrucciones.
- Adoptar, las acciones necesarias para garantizar el sistema de gestión de la calidad y el control interno dentro de la dependencia.
- Llevar el registro y control de los derechos de petición que se interpongan y que son de competencia de la dependencia en lo relacionado con las políticas públicas de atención integral población desplazada, victimas, juventud, familias en acción, equidad de género, discapacidad, infancia, juventud etnias y participación ciudadana, velando porque los mismos se contesten dentro de los plazos legalmente establecidos.
- Elaborar las solicitudes de servicio con su respectiva justificación.
- Llevar la agenda y recordar los compromisos
- Mantener actualizado el inventario de la dependencia.
- Recibir y confrontar que la documentación aportada por el usuario, cumpla los requisitos exigidos para legalizar él tramite solicitado o devolverlo si no los reúne, aclarando el motivo de dicha devolución
- Elaborar resolución de viáticos y adelantar los trámites para la legalización de los mismos.
- Atender personal y telefónicamente al público e informar al superior inmediato de los asuntos tratados
- Realizar manejo de herramientas de sistemas, manipulación de bases de datos, revisión diaria y permanente del correo electrónico de la dependencia y generar las copias de los archivos que considere de interés para la dependencia.
- Mantener informe actualizado sobre la ejecución presupuestal de la dependencia en lo relacionado con las políticas públicas de atención integral población desplazada, victimas, juventud, familias en acción, equidad de género, discapacidad, infancia, juventud etnias y participación ciudadana
- Realizar las acciones necesarias que den cumplimiento a la solicitud de los diferentes tipos de servicio que tengan relación con la Secretaría, respecto de de las políticas públicas de atención integral población desplazada, victimas, juventud, familias en acción, equidad de género, discapacidad, infancia, juventud etnias y participación ciudadana.
- Apoyo en la implementación de los planes y programas que la política pública de atención integral de población desplazada y victimas requiere.
- Tramitar los pedidos de útiles, papelería y demás elementos de oficina que se requieran en la dependencia.
- Llevar el registro y control de ejecución de los contratos que estén bajo la supervisión de la secretaría en lo relacionado con las políticas públicas de atención integral población desplazada, victimas, juventud, familias en acción, equidad de género, discapacidad, infancia, juventud etnias y participación ciudadana
- Reportar de manera oportuna cualquier daño, deterioro, pérdida o anomalía en los equipos de oficina y bienes cargados al inventario de la dependencia.