Estado
La convocatoria 828 a 979 y 982 a 986 – Municipios Priorizados para el Posconflicto ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Es directamente responsable por organizar, actualizar, revisar, registrar, despachar y/o archivar la documentación que llegue a las dependencias. Así mismo, por atender a la entrega oportuna de los documentos, encargos y demás diligencias que se le encomienden.
Entidad
Alcaldia Caucasia.
Requisitos de estudios
Bachiller en cualquier modalidad, Curso de 60 horas de capacitación en archivo, Curso de ciento veinte (120) horas sobre técnicas secretariales, redacción y ortografía, Cursos acreditado por instituciones educativas para la formación del trabajo y desarrollo humano, de acuerdo a lo establecido por la ley 1064 de 2006 y sus decretos reglamentarios.
Alternativas:
- Las equivalencias establecidas en el Decreto 785 de 2005, adoptado por la alcaldía municipal a través del Decreto 138 del 29 de Julio de 2014.
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia laboral en Funciones propia del cargo.
Alternativas:
- Doce (12) meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Llevar un Control que registre el inventario de los documentos en archivo.
- Asesorar y apoyar las diferentes dependencias de la administración municipal en todo lo relacionado con el programa de gestión documental.
- Ordenar en forma consecutiva y cronológica los controles o planillas de entrega de los documentos que han sido radicados en el archivo central.
- Llevar el archivo de la Alcaldía y demás dependencias, teniendo en cuenta las técnicas de administración de documentos.
- Hacer llegar y recibir de las diferentes dependencias de la Administración la correspondencia y documentos de forma controlada y organizada, según las frecuencias establecidas
- Colaborar en la organización y ordenación del archivo histórico del Municipio, de acuerdo con el ciclo vital delos documentos.
- Prestar el servicio de información sobre los documentos archivados.
- Efectuar el proceso de reprografía de los documentos, de acuerdo con las Instrucciones impartidas.
- Revisar las diferentes transferencias documentales que llegan al archivo central de los archivos de Gestión.
- Cumplir todas las normas y procedimientos inherentes a su cargo, y relacionadas con el Sistema de Control interno establecida en el Municipio, en especial, ejercer el autocontrol en el desarrollo de sus actividades.
- Repartir los documentos que se radican por medio de un instrumento de control de entrega a los diferentes destinatarios internos y externos.
- Mantener absoluta reserva sobre las comunicaciones, documentos y hechos conocidos en el desempeño de sus funciones.
- Clasificar y archivar por asuntos la correspondencia recibida, despachada y documentos que hayan sido tramitados totalmente en las diferentes dependencias.
- Las demás funciones que sean asignadas por el jefe inmediato que correspondan a la naturaleza del cargo y al área de desempeño.
- Organizar y Ordenar la correspondencia despachada por las diferentes oficinas de la administración municipal, llevando una carpeta para cada oficina.
- Ordenar, describir y rotular las cajas y carpetas del fondo acumulado del archivo central del municipio de Caucasia.
- Búsqueda de documentos solicitados por las diferentes dependencias y usuarios externos en general.
- Solicitar la firma, día, fecha y hora de recibos de los destinatarios cuando haya entregado los documentos.
- Capacitar a las personas que elaboran correspondencia sobre los requerimientos de archivo.
- Efectuar la recepción, revisión, radicación y distribución de correspondencia.
- Llevar un instrumento de control de préstamo de documentos donde se deben
- Recibir y transcribir la información necesaria para organizar los documentos que se van a archivar.
- registrar los préstamos de expedientes que se entreguen, anotando nº.de orden, descripción de la serie, subserie o asunto, códigos, dependencia que lo solicita, firma de quien lo solicita y fecha de devolución correspondiente.
- Elaborar los registros de marca de ganado que se han solicitados por los usuarios de este servicio.