Estado
La convocatoria 828 a 979 y 982 a 986 – Municipios Priorizados para el Posconflicto ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Desarrollar labores de apoyo administrativa y asistencial, en lo referente a la atención al público personal, control de archivos y aquellos trámites inherentes a los objetivos que de acuerdo a sus funciones proporcionen el buen funcionamiento de la dependencia.
Colaborar con el desarrollo de los planes, programas y proyectos que se ejecuten en la administración municipal y los cuales guarden relación con su aptitud y formación tanto académica como laboral.
Entidad
Alcaldia Anori.
Requisitos de estudios
Bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia laboral
Funciones del cargo
- Realizar. el ingreso computarizado al registro entrante y saliente de correspondencia recibida y enviada, producto de las actividades desarrolladas por el Municipio.
- Digitar los documentos que se produzcan en la dependencia y que sean ordenados y/o expedidos por el jefe inmediato.
- Llevar Ia relación de los asuntos en forma sistemática que cursen ante el Jefe inmediato y someterlos a su conocimiento y consideración.
- Organizar y coordinar las actividades necesarias para prestar los servicios administrativos internos de la oficina donde se desempeñe, tales como: Correspondencia, comunicaciones, aseo y archivo.
- Recibir y hacer las llamadas telefónicas, operar los medios técnicos disponibles y entregar los mensajes respectivos al destinatario para asegurar una efectiva comunicación a los usuarios.
- Llevar y mantener actualizados los libros y los programas ofimáticos a su cargo.
- Recibir, radicar y distribuir toda la información referente a correspondencia, peticiones y solicitudes recibidas provenientes de los diferentes sectores de la comunidad y otras entidades tanto municipal, departamental y nacional.
- Cuidarla operación de los equipos de oficina y responder por los bienes puestos a su disposición.
- Observar la confidencialidad de los asuntos que conozca en la oficina y cuidar por la presentación de esta.
- Manejar la agenda de su jefe inmediato.
- Responder por la aplicación de los procesos y procedimientos del sistema de gestión de la calidad y del modelo estándar de control interno que le sean asignados.
- Atender al público, en la recepción y orientarlo según sus necesidades.
- Elaborar las resoluciones que le ordene el jefe inmediato.
- Recibir la información documental, verificar su contenido y entregarla completa con los soportes y anexos para su radicación y tramite respectivo.
- Realizar devolución de la copia de recibido al usuario como comprobante del trámite, garantizándole el derecho de reclamación o consulta.
- Realizar ubicación clasificada a la correspondencia en los paquetes de entrega para la repartición interna en las dependencias administrativas.
- Recibir la correspondencia remitida por las dependencias en su gestión o trámite para su envió debidamente firmada y entregarla al archivo central Gestión Documental.
- Fechar la correspondencia como evidencia probatoria de la gestión activa vigente del documento.
- Realizar entrega clasificada de la correspondencia para la repartición externa vía mensajería.
- Buscar los documentos que se requieran por las diferentes dependencias, así como, los solicitados por medio del derecho de petición con el fin de garantizar el cumplimiento constitucional..
- Desarrollar las actividades pertinentes al proceso de organización documental.
- Clasificar, ordenar y describir las agrupaciones, series e instrumentos documentales conforme a las normas vigentes.
- Rotular las unidades de instalación e indicación documental de la información recibida.
- Aplicar y adaptar tecnologías que sirvan de apoyo al desarrollo de las actividades propias de la dependencia •y del cargo en el cumplimiento de las metas propuestas.
- Colaborar en Ia orientación y comprensión de los procesos involucrados en las actividades auxiliares instrumentales y sugerir las alternativas de tratamiento y generación de nuevos procesos relacionados con el área correspondiente.