Estado
La convocatoria 828 a 979 y 982 a 986 – Municipios Priorizados para el Posconflicto ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Dirigir de acuerdo a la normatividad vigente, las labores de organización, manejo y conservación de los archivos de gestión, cultura e histórico del municipio.
Entidad
Alcaldia Cartagena Chaira.
Requisitos de estudios
ESTUDIOS MÍNIMOS: Bachiller.
Requisitos de experiencia
Un año relacionado con el cargo.
Funciones del cargo
- Establecer relaciones y acuerdos de cooperación con instituciones gubernamentales del nivel nacional y local, de conformidad con las normas que regulan la materia.
- Elaborar las fichas de inventario de la documentación manejada por el Archivo Histórico, con el fin de facilitar su manejo y conservación.
- Participar en los programas de inducción, re inducción, capacitación, seguridad y salud en el trabajo, bienestar, entre otros, a los que se les convoque por parte de la Institución.
- Clasificar y archivar técnicamente los documentos que se generen o se reciban en la administración municipal, velando por su adecuada conservación y custodia, para facilitar las consultas administrativas o de terceros debidamente autorizados.
- Mediante conferencias, charlas y, capacitación promover la organización y el fortalecimiento de los archivos de la Administración Municipal, para garantizar la eficacia a gestión archivista y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar a archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica para la administración.
- Seleccionar los documentos del equipo de trabajo, de acuerdo a las tablas de retención documental, para la evaluación por parte del Comité de Archivo para la administración posterior de archivos históricos.
- Cumplir y hacer cumplir, las pautas y normas existentes en materia de archivista y los lineamientos que expida en la materia el Archivo General de la Nación.
- Clasificar los documentos del archivo general del municipio de acuerdo a cada subsección documental, series y subseries documentales.
- Asesorar y emitir concepto técnico ante la administración en todo lo atinente a la organización, conservación y servicios de archivos, de acuerdo con la normatividad y parámetros establecidos por el Archivo General de la Nación.
- Mantener actualizadas las tablas de retención documental, de acuerdo al tipo de documentos que manejan los equipos de trabajo del Municipio.
- Las demás funciones asignadas por autoridad competente de acuerdo al nivel, la naturaleza y la dependencia de desempeño del cargo.
- Coordinar los servicios de consulta de archivo y el suministro de información a la comunidad.
- Clasificar los documentos del archivo de acuerdo a su importancia y categorías, administrativas, legal, contable, histórico o cultural.
- Brindar asesoría y colaborar con el préstamo de documentos solicitados por las diferentes fuentes de consulta, teniendo en cuenta los parámetros establecidos por el equipo de trabajo.
- Manejo de correspondencia, verifica firmas, anexos y número de copias y asigna número consecutivo, fecha, radica en hoja de registro diario (planilla de control) y empaqueta correspondencia.
- Apoyar y estimular la investigación de la información contenida en los distintos archivos de la administración municipal a partir de las fuentes primarías y el uso y consulta de los archivos, para las decisiones de la gestión administrativa.
- Administrar el archivo de documentos de los distintos equipos de trabajo del Municipio de Cartagena del Chairá, diseñando e implementando metodologías y técnicas archivísticas en el recibo, evaluación, clasificación, descripción y archivo de éstos, para garantizar su organización y conservación.
- Seleccionar, organizar conservar y divulgar el acervo documental que integra el archivo central del municipio, así como el que se le confié en custodia.
- Certificar y autenticar la existencia u originalidad de actos administrativos o documentos consignados en el Archivo.
- Realizar labores concernientes en el manejo y conservación de los archivos del municipio.
- Recibir las transferencias documentales que se efectué bajo la responsabilidad de los archivos, de conformidad con el plan de transferencias documentales que se elabore conjuntamente con las diferentes dependencias y de acuerdo con los procedimientos y regulaciones establecidos por el Archivo General de la Nación.
- Realizar la actualización diaria de la página web del Municipio, con los diferentes eventos, actividades, actos administrativos y demás temas de interés para la comunidad.
- Clasificar los documentos con la teoría archivista de cada sección documental.
- Organizar los archivos físicos y medios magnéticos de la Administración municipal, manteniéndolos actualizados.
- Servir de enlace entre la Administración Municipal y el programa de Gobierno en Línea.
- Organizar y controlar los procesos de archivo y correspondencia.
- Solicitar periódicamente a todas las dependencias la información necesaria para la alimentación de la página web del Municipio.
- Continuar en la ubicación física de los documentos dentro de un expediente.