Estado
La convocatoria 639 a 739 – Territorial Centro Oriente ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar las actividades administrativas complementarias de las tareas de los niveles superiores y que son propias de la gestión, políticas, planes, programas y proyectos desarrollados en el ITTA, teniendo en cuenta la normatividad vigente y las políticas de la entidad.
Entidad
Instituto Transito Transporte Acacias.
Requisitos de estudios
Título de bachiller en la modalidad de sistemas, con curso mínimo de 40 horas en gestión documental.
Requisitos de experiencia
Veinticuatro (24) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo.
Funciones del cargo
- Llevar y organizar la agenda de los compromisos, eventos, del director y de quien la direcci�n lo solicite, e informar diariamente, sobre las actividades programadas con oportunidad.
- Realizar diligencias externas cuando las necesidades propias de la gesti�n de la dependencia lo requieran.
- Mantener discreci�n y reserva sobre los asuntos confidenciales tramitados en la dependencia asignada y los que conozca en raz�n de sus funciones.
- Propender por el correcto uso y cuidado de los elementos de la dependencia, teniendo o cuenta las pol�ticas de la entidad.
- Recibir, radicar, organizar y entregar la correspondencia, citaciones y documentos de acuerdo con el sistema de gesti�n documental;
- Adoptar los mecanismos de seguimiento y control necesario para que los derechos de petici�n comunicaciones o actuaciones administrativas relacionadas con el proceso, sean tramitados y respondidos oportunamente.
- Ejecutar tareas y actividades de car�cter administrativo y operativo, para el cumplimiento de las funciones y competencias del Instituto;
- Las dem�s funciones que le sean asignadas por norma legal o autoridad competente de acuerdo con la naturaleza del cargo, el �rea de desempe�o y necesidades del servicio
- Mantener actualizado el archivo y documentaci�n que se tramite en la dependencia, de acuerdo con el Sistema de Gesti�n Documental;
- Tramitar y dar respuesta oportuna a la correspondencia, solicitudes y dem�s requerimientos que le sean asignados por el superior inmediato;
- Brindar asistencia a los usuarios y suministrar la informaci�n que les sea solicitada, de conformidad con los procedimientos establecidos.
- Asistir al Director en las reuniones, juntas o comit�s que este le indique y efectuar las actas o registros correspondientes, as� como suministrar el apoyo log�stico cuando le corresponda;
- Llevar y mantener actualizadas las bases de datos y registros correspondientes a la documentaci�n y correspondencia que se genere en la dependencia de acuerdo con el sistema de gesti�n documental adoptado para tal efecto;
- Elaborar y redactar cartas, memorandos, acuerdos, resoluciones, formas, circulares, informes y dem�s documentos propios de los procesos desarrollados por la dependencia de acuerdo con las instrucciones que le sean impartidas
- Llevar y mantener sistematizado el registro actualizado de la informaci�n de las entidades y organismos con los cuales se requiera comunicaci�n e interrelaci�n entre dependencias del Instituto.
- Promover y desarrollar la implementaci�n, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gesti�n de la dependencia.