Estado
La convocatoria 639 a 739 – Territorial Centro Oriente ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Ejecutar trabajos asistenciales de recepción, archivo y transcripción de documentos.
Entidad
Alcaldia Manizales.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
12 meses de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Atender el teléfono y transmitir los mensajes.
- Atender al público para dar información y concretar entrevistas con sus superiores.
- Llevar un registro de llamadas, citas y/o compromisos de su superior inmediato.
- Recibir, radicar y repartir oportunamente la correspondencia y demás documentos relacionados con la dependencia a la cual esta adscrito, para dar un flujo normal a las solicitudes presentadas por los usuarios internos y externos y llevar el registro y control de los documentos recibidos y despachados.
- Elaborar actas de las reuniones oficiales
- Expedir y refrendar las constancias y certificados que solicita el personal, y presentarlos al Directivo para su firma
- Actualizar las bases de datos que le sean asignadas para mantener al día la información de la dependencia en que se encuentra adscrito.
- Colaborar con la logística correspondiente a las reuniones y/o juntas que se realicen, para contribuir al correcto funcionamiento de la dependencia
- Recibir declaraciones, solicitudes, manifestaciones, quejas y/o reclamos de los usuarios y cuando sea el caso, digitarlos en la mayor brevedad posible en el programa de quejas y reclamos, para valorar las necesidades del usuario y tramitar las soluciones correspondientes.
- Manejar la agenda del jefe inmediato cuando este lo solicite, para asistirlo en labores de simple ejecución.
- Controlar la existencia de útiles y papelería de la dependencia para procurar una utilización equitativa y eficiente de esta y evitar el desperdicio.
- Elaborar informes de gestión cuando el jefe inmediato o una entidad correspondiente lo solicite, para informar acerca de la ejecución de sus actividades.
- Redactar, y digitar los documentos que le sean asignados
- Archivar la correspondencia y demás documentos de la dependencia
- Realizar las demás que le sean asignadas de acuerdo a la naturaleza del cargo.