Estado
La convocatoria 639 a 739 – Territorial Centro Oriente ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Desarrollar procesos de planeación y organización de la agenda administrativa del superior inmediato, contribuyendo tanto al adecuado manejo de la información recibida y elaborada, como al cumplimiento de las obligaciones propias del desarrollo de su cargo.
Entidad
Alcaldia Chinchina.
Requisitos de estudios
Bachiller en Cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
24 meses de experiencia relacionada con el tema
Funciones del cargo
- Las demás funciones que le asigne el superior inmediato, de acuerdo con la naturaleza de su cargo.
- Rendir informes mensuales al superior inmediato sobre las actividades desarrolladas.
- Preparar la documentación e información solicitada por el superior inmediato
- Informar al superior inmediato, oportunamente, sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos y/o correspondencia encomendados.
- Ejecutar labores de recepción, atendiendo personal y telefónicamente al público, coordinando los mensajes con cortesía y oportunidad.
- Elaborar los pedidos de elementos de consumo y devolutivos requeridos para el normal funcionamiento de la dependencia, según las instrucciones del superior inmediato
- Procesar información de la dependencia en el sistema y redactar las respuestas a oficios y/o solicitudes de informes que deba rendir el jefe de la dependencia.
- Llevar controles periódicos sobre consumo de elementos, con el fin de determinar su necesidad real y presentar el programa de requerimientos correspondientes para la dependencia
- Coordinar audiencias, entrevistas, reuniones y demás eventos, conforme las instrucciones brindadas por el superior inmediato.
- Prestar el apoyo logístico a las demás dependencias cuando éstas así lo requieran.
- Diligenciar oportunamente el pedido de los materiales y elementos necesarios para el buen funcionamiento de la oficina.
- Atender las consultas de carácter técnico y/o administrativo que formulen otras entidades, dependencias y/o funcionarios de la Administración
- Tomar y transcribir dictados, preparar oficios y correspondencia según las instrucciones del jefe de la dependencia, velando por la oportunidad de sus trámites
- Adelantar actividades tendientes a mantener organizado y actualizado el archivo de la dependencia.
- Velar por la adecuada presentación de la dependencia, la prestación de los servicios administrativos y el buen uso del equipo bajo su responsabilidad.
- Orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o libros que sean solicitados, de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos en la dependencia
- Apoyar la implementación del Sistema Integrado de Gestión dentro de su dependencia, fomentando la cultura del autocontrol y participando en los programas y eventos que coordine la Oficina de control interno.
- Mantener debidamente actualizado el libro de radicación de cuentas, resoluciones, decretos, contratos y demás documentos de la dependencia