Estado
La convocatoria 639 a 739 – Territorial Centro Oriente ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar las actividades de oficina y secretariado que corresponda, para dar soporte y colaboración en todos los proyectos y procesos adelantados por la dependencia y mantener su buena imagen y correcto funcionamiento.
Entidad
Alcaldia Manizales.
Requisitos de estudios
Título de bachiller en cualquier modalidad.
Equivalencias:
- Título de formación tecnológica o deformación técnica profesional, por un (1) año de experiencia relacionada, siempre y cuando se acredite la terminación y la aprobación de los estudios en la respectiva modalidad. Tres (3) años de experiencia relacionada por título de formación tecnológica o de formación técnica profesional adicional al inicialmente exigido, y viceversa. Diploma de bachiller en cualquier modalidad, por aprobación de cuatro ( 4) años de educación básica secundaria y un (1) año de experiencia laboral y viceversa, o por aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria y CAP de Sena. Tres (3) años de educación básica secundaria o dieciocho (18) meses de experiencia, por el CAP del Sena. Dos (2) años de formación en educación superior, o dos (2) años de experiencia por el CAP Técnico del Sena y bachiller, con intensidad horaria entre 1.500 y 2.000 horas. Tres (3) años de formación en educación superior o tres (3) años de experiencia por el CAP Técnico del SENA y bachiller, con intensidad horaria superior a 2.000 horas.
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada.
Equivalencias:
- Un (1) año de educación superior por un (1) año de experiencia y viceversa, o por seis (6) meses de experiencia relacionada y curso específico de mínimo sesenta (60) horas de duración y viceversa, siempre y cuando se acredite diploma de bachiller para ambos casos. Aprobación de un (1) año de educación básica secundaria por seis (6) meses de experiencia laboral y viceversa, siempre y cuando se acredite la formación básica primaria
Funciones del cargo
- Archivar y grabar en la base de datos, en forma diaria, la documentaci�n que le sea entregada.
- Recibir, radicar y repartir oportunamente la correspondencia y dem�s documentos relacionados con la dependencia a la cual est� adscrito, para dar un flujo normal a las solicitudes presentadas por los usuarios internos y externos y llevar el registro y control de los documentos recibidos y despachados, a trav�s del SIAM, GED o la herramienta dispuesta para tal fin.
- Velar de forma permanente por el cumplimiento de las acciones se�aladas en los planes de mejoramiento donde haga parte la Secretar�a Jur�dica.
- Manejar la agenda del jefe inmediato, para asistirlo en labores de simple ejecuci�n.
- Encargarse de la log�stica correspondiente a las reuniones y/o juntas que se realicen, para mantener la buena imagen y correcto funcionamiento de la dependencia
- Custodiar, responder y actualizar las bases de datos que le sea asignada para mantener al d�a la informaci�n de la dependencia.
- Atender y asesorar en primera instancia a los usuarios, de una manera oportuna, para valorar sus necesidades y tramitar las soluciones correspondientes.SEC
- Digitar documentos o registros que se le sean encomendados, para asistir al jefe inmediato en labores de simple ejecuci�n.
- Responder, preservar, custodiar y dar correcto uso y destinaci�n de los bienes muebles asignados a su cargo.
- Responder por el archivo de la dependencia para garantizar su mantenimiento, organizaci�n y actualizaci�n, aplicando los lineamientos dados, en manual de Gesti�n Archiv�stica y los procedimientos y dem�s normas en la materia expedidas por el Archivo General de la Naci�n y el Archivo Municipal.
- Realizar las dem�s funciones que le asignen de acuerdo con la naturaleza del cargo.
- Controlar la existencia de �tiles y papeler�a de la dependencia para procurar una utilizaci�n equitativa y eficiente de esta y evitar el desperdicio.
- Aplicar en los expedientes los procedimientos archiv�sticos se�alados por el Archivo General de la Naci�n y determinados en el Manual de Gesti�n Documental expedido por la Administraci�n Municipal
- Aplicar las actividades de control interno correspondientes en la Secretar�a Jur�dica aplicando en forma constante el auto control.
- Atender y tomar nota de las llamadas telef�nicas y visitas al Despacho, para asistir al jefe inmediato en labores de simple ejecuci�n.
- Aplicar las Tablas de Retenci�n Documental correspondiente a la Secretar�a Jur�dica
- Diligenciar los formatos que sean necesarios para tramitar las solicitudes de los usuarios relacionadas con la dependencia a la cual est� adscrito.
- Elaborar informes de gesti�n cuando el jefe inmediato o una entidad correspondiente lo solicite, para informar acerca de la ejecuci�n de sus actividades.