Estado
La convocatoria 639 a 739 – Territorial Centro Oriente ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Desarrollar actividades de apoyo operativo y asistencial para facilitar el desempeño de las funciones a cargo del superior inmediato en la oficina donde sea asignado.
Entidad
Alcaldia Anserma Caldas.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad y curso específico de 80 horas en secretariado o relacionado con las funciones del cargo.
Requisitos de experiencia
Quince (15) meses de experiencia laboral o relacionada.
Funciones del cargo
- Recepcionar quejas y denuncias, presentadas por la comunidad que competan con este despacho.
- Mantener los libros radicados que se llevan en el despacho actualizados a fin de poder dar una información oportuna y confiable.
- Recibir descargos, declaraciones en los diferentes procesos y querellas civiles de policía.
- Apoyo en la realización de visitas oculares en los procesos contravencionales y querellas de policía.
- Levantar acta de audiencias en querellas civiles de policía, o en los casos de ausencia de la Secretaria las audiencias extra – proceso en la solución pacífica de conflictos.
- Manejo de agenda de los procesos y procedimientos.
- Apoyar al despacho en las diligencias de Secuestro y entrega de bienes.
- Atender al público por vía telefónica y en el despacho.
- Realizar todas las actividades de soporte y apoyo a las labores de sus superiores.
- Elaborar los informes, reportes, cuadros estadísticos y demás documentos que requieran sus superiores.
- Realizar todas las funciones administrativas y operativas que le asigne sus superiores.
- Mantener contacto permanente con sus superiores para ejercer las actividades de soporte suficientes de tal manera que sus superiores no tengan que realizar funciones administrativas u operativas diferentes a aquellas relacionadas con la dirección del Área respectiva.
- Revisar y clasificar los documentos, de acuerdo con los sistemas y procedimientos establecidos y las prioridades según la misión de cada dependencia.
- Controlar y verificar datos, cifras o cualquier otra información solicitada por el jefe inmediato y manejarla con prudencia y ética si tiene carácter de reserva.
- Compilar y clasificar leyes, decretos, resoluciones y demás actos administrativos de carácter general o reglamentario sobre los temas o materias que le sean indicados por el jefe inmediato o que sea de interés para la dependencia.
- Responder por la seguridad de los documentos asignados para su manejo y adoptar los mecanismos necesarios para su adecuada conservación.
- Recepcionar consultas del público, presentadas personal o telefónicamente y proyectar su respuesta para ser presentada ante el Jefe inmediato.
- Orientar al usuario y suministrar la información y documentos solicitados, previa autorización del Jefe Inmediato.
- Elaborar los oficios, memorandos y citaciones que le sean solicitados por el Jefe inmediato.
- Estar atento y de manera prioritaria atender los Derechos de petición formulados al Jefe Inmediato.
- Las demás que les sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño.
- Promover el cumplimiento de los programas de la administración central dentro de los criterios de austeridad y eficacia del gasto público.
- Apoyar el proceso del Modelo Estándar de Control Interno – MECI que se implemente en la entidad con el fin de lograr el mejoramiento continuo de los procesos
- Apoyar la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea en los procedimientos inherentes a la Dependencia, con el fin de modernizar la gestión Pública y disminuir los trámites para los usuarios
- Contribuir al mantenimiento de un ambiente agradable dentro y fuera de la institución.
- Aplicar mecanismos de autocontrol y monitoreo.
- Aplicar las normas vigentes de archivo.