Estado
La convocatoria 639 a 739 – Territorial Centro Oriente ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Establecer los mecanismos que permitan realizar y concretar las funciones que se realizan en su dependencia, como son las comunicaciones de y hacia fuera con las distintas entidades territoriales, interadministrativas, personas naturales y jurídicas y la misma Administración Municipal.
Entidad
Alcaldia Salamina.
Requisitos de estudios
– Diploma de bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
– Un año (1) de experiencia relacionada con el cargo a desempeñar
Funciones del cargo
- Realizar las actas de las reuniones.
- Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por su jefe inmediato.
- Conservar en buen estado los elementos que le sean asignados y responder por el uso de estos y su existencia.
- Ejercer el autocontrol de todas las funciones que le sean asignadas.
- Producir los informes que sean requeridos por el Jefe Inmediato.
- Velar por el cumplimiento dentro del término legal la entrega de los informes que debe presentar el Municipio a los diferentes entes de Control Gubernamental.
- Promover el cumplimiento de los programas de la administración central dentro de los criterios de austeridad y eficacia del gasto público.
- Contribuir al mantenimiento de un ambiente agradable dentro y fuera de la institución.
- Aplicar mecanismos de autocontrol y monitoreo.
- Aplicar las normas vigentes de archivo.
- Prestar una excelente atención en el servicio al público.
- MENSAJERO:
- Administrar con oportunidad, el flujo interno y externo de correspondencia y documentos de la Administración
- Municipal.
- Realizar las labores de citación ordenadas por parte de las diferentes Secretarias de Despacho, a través de
- sus líderes de procesos.
- Distribuir las facturas de impuestos, responsabilizándose porque éstas lleguen a los contribuyentes.
- Reclamar de las entidades bancarias los documentos relacionados con el manejo de las cuentas.
- Responsabilizarse por la custodia y cuidado de los documentos que le sean entregados, para su trámite.
- Colaborar con la organización del archivo central y orientar a los demás funcionarios en el manejo del
- archivo para que se realice de acuerdo a la norma de archivo general.
- Colaborar en la revisión de la foliación de la documentación a ser trasladada al archivo central.
- Llevar y actualizar el archivo de la dependencia, haciendo uso de rótulos y carpetas para su adecuado
- manejo e identificación.
- Colaborar con el control de la documentación que sale del archivo central.
- Suplir al funcionario que se encuentra ejecutando las labores de Ventanilla Única cuando sea necesario.
- Llevar y mantener actualizado el directorio de las diferentes dependencias y entidades.
- Desempeñar las funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato, inherentes a su cargo.
- Realizar labores de apoyo a los procesos administrativos que se ejecuten en el organismo de conformidad con
- los planes, programas y proyectos establecidos.
- Redactar y preparar: Los oficios, Actas, Resoluciones y textos en general en cumplimiento de los objetivos de
- la oficina para darles el respectivo trámite.
- Atender personal y telefónicamente al público en general e informar al superior inmediato de los
- asuntos tratados.
- Recibir, radicar y tramitar la correspondencia oficial, a través de la Ventanilla Única.
- Recordar a su superior las llamadas, citas, reuniones, Juntas y demás compromisos del despacho.
- Apoyar al personal de la dependencia en la elaboración y presentación de informes.
- Velar por la custodia de la información y documentos que por razón de su empleo tenga bajo su
- cuidado y mantener la reserva de la misma.
- Llevar en forma correcta, actualizada y de acuerdo con las instrucciones recibidas, el archivo de los documentos que le sean encomendados, aplicando además, las normas generales de archivo.
- Responder y velar por el uso y mantenimiento de los bienes y elementos entregados por el Municipio
- para el ejercicio de las actividades.
- Mantener el orden y presentación de la oficina a su cargo.
- Elaborar las órdenes de pedido de los artículos de consumo necesarios del Despacho y verificar su recibo.