Estado
La convocatoria 639 a 739 – Territorial Centro Oriente ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Establecer los mecanismos que permitan realizar y concretar las funciones que se realizan en su dependencia, como son las comunicaciones de y hacia fuera con las distintas entidades territoriales, interadministrativas, personas naturales y jurídicas y la misma Administración Municipal.
Entidad
Alcaldia Salamina.
Requisitos de estudios
– Diploma de bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
– Un año (1) de experiencia relacionada con el cargo a desempeñar.
Funciones del cargo
- Entregar los documentos originales a las oficinas correspondientes en los horarios acordados por la Ventanilla
- Única. La correspondencia o comunicaciones de carácter privado no se abrirán, las revistas, folletos y demás
- comunicaciones de carácter informativo como plegables y publicidad serán comunicadas al interesado para que
- se acerque y las reclame en la Ventanilla Única; las demás comunicaciones que lleguen a la entidad en sobre
- cerrado se abrirán, seleccionarán, radicarán y se dará el trámite correspondiente, a no ser que se trate de
- comunicaciones con sellos de confidencial, privado, estrictamente personal o mensajes similares que serán
- entregadas directamente al interesado.
- Recepcionar la documentación para despachar por parte de las oficinas en la Ventanilla Única, teniendo en
- cuenta que para hacer el respectivo trámite se tendrá en cuenta la copia y el original, consignando día, fecha,
- hora y numero de recibido, procediendo a su envío en los horarios establecidos.
- VENTANILLA ÚNICA – ARCHIVO:
- Organizar el Archivo General del Municipio, de acuerdo con la legislación y las normas que al respecto ha dictado el Gobierno Nacional, Archivo General de la Nación y lo establecido por la Administración Municipal.
- Seleccionar, Clasificar, y ubicar los fondos documentales de acuerdo a la categorización y clasificación de los
- Archivos que se establece en la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y las disposiciones generales emitidas por el Comité Evaluador de Documentos.
- Coordinar las reuniones del Consejo Municipal de Archivo, Comité de Archivo y Comité Evaluador de
- Documentos y ejercer como Secretario de los mismos, así mismo llevar un control sobre las actas.
- Elaborar, actualizar y presentar al Comité de Archivo las Tablas de Retención Documental y las Tablas de
- Valoración Documental de acuerdo al Manual de Funciones y Competencias Laborales de la Administración
- Central vigente.
- Cumplir con el horario de atención que asigne la Administración Municipal.
- Realizar las Transferencias anuales de las series documentales de cada una de las dependencias de acuerdo
- al Programa de Gestión Documental.
- Facilitar el acceso de los funcionarios de la Administración Municipal y comunidad en general al Archivo
- General del Municipio.
- Realizar, diligenciar y tramitar el préstamo de los documentos que reposan en el Archivo General del Municipio
- teniendo en cuenta lo establecido en el Reglamento General emitido por él mismo.
- Asistir y participar de las capacitaciones que se adelanten en relación a las labores archivísticas.
- Asesorar en cada uno de los procesos implementados en el Programa de Gestión Documental.
- Planear y dirigir, de acuerdo con la normatividad vigente, las labores de organización, manejo y conservación
- de los archivos.
- Realizar labores de apoyo a los procesos administrativos que se ejecuten en el organismo de conformidad con los planes, programas y proyectos establecidos.
- Redactar y preparar: Los oficios, Actas, Resoluciones y textos en general en cumplimiento de los objetivos de la oficina para darles el respectivo trámite.
- Atender personal y telefónicamente al público en general e informar al superior inmediato de los asuntos tratados.
- Recibir, radicar y tramitar la correspondencia oficial, a través de la Ventanilla Única.
- Recordar a su superior las llamadas, citas, reuniones, Juntas y demás compromisos del despacho.
- Apoyar al personal de la dependencia en la elaboración y presentación de informes.
- Velar por la custodia de la información y documentos que por razón de su empleo tenga bajo su cuidado y mantener la reserva de la misma.
- Llevar en forma correcta, actualizada y de acuerdo con las instrucciones recibidas, el archivo de los documentos que le sean encomendados, aplicando además, las normas generales de archivo.
- Responder y velar por el uso y mantenimiento de los bienes y elementos entregados por el Municipio para el ejercicio de las actividades.
- Mantener el orden y presentación de la oficina a su cargo.
- Elaborar las órdenes de pedido de los artículos de consumo necesarios del Despacho y verificar su
- recibo.
- Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el vencimiento de términos para dar respuesta a los trámites y solicitudes por los ciudadanos.
- Radicar y tramitar las comunicaciones con celeridad, imparcialidad y respetando el derecho de turno.
- Ingresar las comunicaciones en una base de datos Excel, registrando en ella los siguientes datos: nombre de
- la persona y/o entidad remitente o destinatario, nombre o código de las dependencias competentes, número de
- radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta (si lo amerita.
- Escanear los documentos y enviarlos al interesado para ir agilizando el trámite.
- Radicar en los horarios de 7:30 a.m. a 12:00 m y de 2:00 p.m. a 6:00 p.m
- las comunicaciones oficiales,
- agregando un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas dejando constancia de la fecha
- y hora de su recibo o envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento
- que establezca la ley. Estos términos empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento
- Mediante la aplicación de sus conocimientos técnicos, elaborar ajustar, corregir textos, solicitudes y peticiones
- que son de competencia de la Dependencia, velando porque al ser resueltos; estos lleguen a sus destinatarios
- dentro de los términos establecidos en la ley.
- Velar porque en las diferentes actividades que se ejecuten, se de aplicación al protocolo previamente
- establecido. Velar porque en ejercicio de sus funciones se guarde estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se tiene acceso y los asuntos de su competencia.
- Promover la cultura de Autocontrol, Autoevaluación y Autogestión al interior de los procesos, procedimientos y
- servicios que ofrece la Dependencia.
- Administrar y documentar los procesos de su Dependencia acorde con los lineamientos del Sistema de Gestión
- Documental definidos por las normas internas y externas adoptadas en la Administración Municipal
- Controlar la recepción, radicación, distribución y envío de correspondencia que genere la actividad
- administrativa del municipio y ejercer vigilancia para que estas funciones se cumplan con la debida reserva,
- oportunidad y orden consecutivo.
- Atender la prestación de servicios archivísticos y velar por la integridad, autenticidad, veracidad, fidelidad y
- reserva de la información contenida en los documentos de archivo en los casos señalados por la Ley, y por la adecuada utilización de los mismos.
- Adelantar estudios sobre temas relacionados con el área de su especialidad y preparar material didáctico para
- su difusión y publicación.
- Participar en el diseño, adaptación de métodos y procedimientos para la modernización del trabajo archivístico
- y la preparación ágil de los correspondientes servicios.
- Formular propuestas y colaborar en el desarrollo de programas de capacitación archivística dirigidas a los
- funcionarios de la Administración Municipal y a la comunidad en general.
- Atender y orientar a los usuarios internos y externos en forma personal o telefónica, procurando dar respuesta
- a sus necesidades en materia de su competencia o en su defecto, direccionándolos hacia el funcionario
- competente.
- Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el servicio de información sobre todas las
- comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida
- reserva, con oportunidad y en orden consecutivo.
- Asignar los números de radicación interna o externa, tomando en cuenta no duplicar, enmendar, corregir o
- tachar, números. La numeración se hará en el orden de recepción de los documentos; cuando el usuario
- presente personalmente la correspondencia, se le hará el respectivo radicado en la copia que este suministre.
- Dar inicio en cada vigencia fiscal, con la radicación desde uno, utilizando ya sea sistemas manuales, mecánicos
- o automáticos. En los casos que existe errores en la radicación y se deba anular alguna radicación, esta se
- debe de dejar por escrito con su respectiva justificación y firma del Secretario General.
- Revisar de manera diaria y periódicamente la página web del Municipio, con el objetivo de verificar si por este
- medio tecnológico, se han remitido por parte de los usuarios u entidades del carácter particular o privado,
- solicitudes o peticiones que deban de ser resueltas por el Despacho, con el objetivo de que a las mismas se les
- dé el tramite respectivo.
- Realizar las actas de las reuniones.
- Desempeñar las demás funciones inherentes a su cargo que le sean asignadas por su jefe inmediato.
- Conservar en buen estado los elementos que le sean asignados y responder por el uso de estos y su
- existencia.
- Ejercer el autocontrol de todas las funciones que le sean asignadas.
- Producir los informes que sean requeridos por el Jefe Inmediato.
- Velar por el cumplimiento dentro del término legal la entrega de los informes que debe presentar el Municipio a los diferentes entes de Control Gubernamental.
- Promover el cumplimiento de los programas de la administración central dentro de los criterios de austeridad y eficacia del gasto público.
- Contribuir al mantenimiento de un ambiente agradable dentro y fuera de la institución.
- Aplicar mecanismos de autocontrol y monitoreo.
- Aplicar las normas vigentes de archivo.
- Prestar una excelente atención en el servicio al público.