Estado
La convocatoria 639 a 739 – Territorial Centro Oriente ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Desarrollar labores de apoyo administrativo y asistencial en lo referente a gestión documental, conservación del archivo, atención usuarios internos y externos y aquellos trámites administrativos inherentes a los objetivos del programa que proporcionen el buen funcionamiento de la Administración municipal.
Entidad
Alcaldia Lejanias.
Requisitos de estudios
Mínimo: Terminación y aprobación de tres (3) años de educación básica primaria y curso básico de archivo y correspondencia de acuerdo a las normas legales vigentes. Máximo: Diploma de bachiller en cualquier modalidad; curso básico de archivo y correspondencia de acuerdo a las normas legales vigentes, curso de sistemas y ofimática.
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Asistir a las invitaciones del concejo municipal y entregarles los informes que requieran.
- Mantener vigente el Manual de Archivo y las Tablas de retención documental de acuerdo a las normas vigentes.
- Recibir, registrar y digitalizar el archivo municipal que le entreguen las secretarias de despacho de la administración municipal central debidamente organizado conforme a las tablas de retención documental aprobadas y de acuerdo a la programación, normatividad y reglamentación vigente.
- Mantener Organizado el archivo central e histórico de la Alcaldía Municipal para garantizar la correcta aplicación del Programa de gestión documental, ejecutando las políticas acordes con la normatividad archivista vigente a los archivos y documentos del área asignada, garantizando los principios de conservación y responder por su custodia y cuidado.
- Realizar control, asesoría y vigilancia al personal contratado para el mantenimiento del Archivo Municipal y/o fondo acumulado.
- Organizar los archivos y documentos del área asignada, mantenerlos actualizados y responder por su custodia, integridad, conservación y cuidado.
- Asesorar y realizar acompañamiento a los encargados de los archivos de gestión de las distintas dependencias y difundir la información que contribuya al cumplimiento y fortalecimiento de la gestión documental.
- Asistir y divulgar a todas las dependencias de la Administración Municipal los conocimientos recibidos por el Archivo General de la Nación, cuando sea necesario de acuerdo a sus conocimientos.
- Desarrollar las demás funciones asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo para lograr los objetivos misionales.
- Formular y articular el Plan Institucional de Archivo- PINAR de conformidad con la metodología establecida.
- Mantener actualizadas las Tablas de retención documental según la necesidad y la estructura orgánica del municipio conforme a las normas legales vigentes (Ley de archivo).
- Elaborar el Programa de Gestión documental de conformidad con las normas legales vigentes.
- Acatar y fomentar el cumplimiento de las normas de autocontrol y las directrices del Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG.
- Elaborar y actualizar el Inventario único documental del archivo Central.
- Elaborar y responder por los informes requeridos por el alcalde, el archivo general de la nación, las entidades públicas y los órganos de control conforme a las normas vigentes.