Estado
La convocatoria 639 a 739 – Territorial Centro Oriente ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar las actividades de oficina, secretariado y biblioteca cuando corresponda, para dar soporte y colaboración en todos los proyectos y procesos adelantados por la dependencia y mantener su buena imagen y correcto funcionamiento
Entidad
Alcaldia Manizales.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller, curso básico de ofimática mínimo de 60 horas.
Requisitos de experiencia
9 meses de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Atender y asesorar en primera instancia a los usuarios, de una manera oportuna, para valorar sus necesidades y tramitar las soluciones correspondientes.
- Atender y tomar nota de las llamadas telefónicas, para asistir al jefe inmediato en labores de simple ejecución.
- Recibir, radicar y repartir oportunamente la correspondencia y demás documentos relacionados con la dependencia a la cual esta adscrito, para dar un flujo normal a las solicitudes presentadas por los usuarios internos y externos y llevar el registro y control de los documentos recibidos y despachados.
- Digitar documentos o registros que se le sean encomendados, para asistir al jefe inmediato en labores de simple ejecución.
- Diligenciar los formatos que sean necesarios para tramitar las solicitudes de los usuarios relacionadas con la dependencia a la cual esta adscrito.
- Actualizar las bases de datos que le sean asignadas para mantener al día la información de la dependencia en que se encuentra adscrito.
- Responder por el archivo de la dependencia para garantizar su mantenimiento, organización y actualización.
- Encargarse de la logística correspondiente a las reuniones y/o juntas que se realicen, para mantener la buena imagen y correcto funcionamiento de la dependencia
- Recibir declaraciones, solicitudes, manifestaciones, quejas y/o reclamos de los usuarios y cuando sea el caso, digitarlos en la mayor brevedad posible en el programa de quejas y reclamos, para valorar las necesidades del usuario y tramitar las soluciones correspondientes.
- Manejar la agenda del jefe inmediato cuando este lo solicite, para asistirlo en labores de simple ejecución.
- Encargarse del manejo de la fotocopiadora de la dependencia, en caso de que exista, para procurar una utilización óptima y correcta de esta.
- Controlar la existencia de útiles y papelería de la dependencia para procurar una utilización equitativa y eficiente de esta y evitar el desperdicio.
- Elaborar informes de gestión cuando el jefe inmediato o una entidad correspondiente lo solicite, para informar acerca de la ejecución de sus actividades.
- Atender y orientar a los usuarios del servicio de biblioteca y controlar los préstamos de material bibliográfico
- Realizar la adecuación física de libros y materiales de préstamo
- Prestar asesoría a los usuarios para la utilización de los recursos existentes.
- Promover la adquisición de obras y materiales de consulta necesarios para un mejor servicio y darlo a conocer.
- Elaborar, cumplir y hacer cumplir el reglamento interno de la Biblioteca.
- Elaborar y mantener actualizados los ficheros.
- Mantener organizadas las obras y velar por su conservación, mediante sistemas técnicos.
- Registrar el movimiento de la Biblioteca, y presentar informe semestral sobre la prestación del servicio y desarrollo de los programas.