Estado
La convocatoria 639 a 739 – Territorial Centro Oriente ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Apoyar la gestión administrativa con la realización de labores de ejecución complementarias que contribuyan al buen desarrollo de los procesos, para el correcto funcionamiento de la dependencia.
Entidad
Alcaldia Pitalito.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad académica.
Requisitos de experiencia
Dos (2) años de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Llevar el registro y estado de los procesos que se adelanten en la dependencia, con el fin de mantener actualizada la base de datos respectiva, para su facil consulta.
- Las demas funciones asignadas por el jefe inmediato de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el area de desempeño del cargo.
- Orientar al personal de la administracion y a los usuarios, suministrandoles la informacion correcta que le sea, de conformidad con los procedimientos establecidos en el area de desempeño.
- Apoyar a los profesionales de la oficina juridica en la bisqueda y obtencion de informacion y documentacion necesaria para la resolucion de actuaciones administrativas y judiciales.
- Dar tramite y respuesta a las solicitudes y requerimientos de los usuarios, relacionadas con su area y funciones, con la calidad y oportunidad requerida.
- Elaborar los informes que le sean requeridos por el jefe inmediato, para su entrega oportuna a los entes de control o a quienes los requieran.
- Notificar los actos administrativos que salgan de la oficina juridica.
- Recibir, radicar y archivar los documentos de la dependencia; asi como distribuir las comunicaciones, de acuerdo con las instrucciones impartidas; para su tramite debido, oportuna respuesta y optimo control de la informacion.
- Llevar en forma correcta, actualizada y de acuerdo con las instrucciones recibidas, el archivo de documentos que se le encomienden.
- Preparar las constancias secretariales, transcribir autos, actas o demas documentos, a solicitud del jefe inmediato.
- Atender al publico personal y telefonicamente, en forma amable y respetuosa, registrando los mensajes recibidos y comunicandolos a los interesados en forma oportuna.
- Responder por el buen uso, mantenimiento y conservacion de los elementos, equipos, documentos y registros de tipo manual o electronico, asignados para el normal funcionamiento de la dependencia.
- Digitar, redactar y enviar los oficios, comunicaciones y demas documentos que se originen en el Despacho y controlar su recibo por parte del destinatario.
- Revisar diariamente los estados judiciales de los procesos a cargo de la oficina y rendir informe a su superior en caso de novedades en los mismos.
- Llevar un archivo ordenado y cronologico de la informacion de cada proceso existente en la oficina juridica.
- Realizar la transferencia primaria de los documentos, despues de haber cumplido el tiempo de retencion, con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en la Tablas de Retencion Documental.