Estado
La convocatoria 639 a 739 – Territorial Centro Oriente ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar actividades de apoyo y complementarias de las tareas propias del superior inmediato, en el área de desempeño asignado, dando cabal cumplimiento a las labores individuales que se encomienden con conocimiento de causa y sentido de pertenencia
Entidad
Alcaldia Marquetalia.
Requisitos de estudios
Diploma de bachillerato en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
24 meses de experiencia laboral o relacionada
Funciones del cargo
- Apoyar al jefe inmediato en la elaboración y seguimiento del plan de acción de la dependencia
- Ofrecer información, hasta donde sea permitido, sobre el funcionamiento y actividades de su dependencia
- Digitar y proyectar los actos administrativos, constancias, certificaciones, actas, entre otros documentos relacionados con las funciones de la dependencia, que deben ser firmados por el Jefe inmediato
- Diligenciar y mantener actualizado el Formato Único de Inventario Documental del archivo de gestión de la dependencia
- Documentar, registrar, conservar y mantener la información en los sistemas de información que se manejan en la dependencia
- Coordinar y llevar el registro de consecutivos de los diferentes comunicaciones y documentos que expida el jefe inmediato
- Elaborar los informes solicitados y apoyar la presentación de los informes requeridos por las dependencias de la entidad y los entes externos, según las instrucciones recibidas
- Atender a los usuarios internos y externos, directamente, telefónicamente, internet o cualquier otra vía, acerca de los trámites y demás aspectos administrativos de la dependencia
- Apoyar al superior inmediato en la formulación y presentación de proyectos que debe elaborar la dependencia, de acuerdo a los lineamientos establecidos por la unidad de gestión de programas proyectos
- Contribuir al desarrollo y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión para el mejoramiento continuo de los procesos de la dependencia y la entidad
- Apoyar al superior inmediato, en el control sobre la actividad y ejecución de los procesos contractuales de la dependencia
- Realizar actividades de apoyo indispensables para el eficaz y oportuno funcionamiento del área, según las directrices del Jefe Inmediato y aquellas que la dependencia debe ejecutar con las comunidades
- Ejercer la Secretaría Técnica y velar por la operatividad de las instancias, espacios y mecanismos de participación ciudadana que son de su responsabilidad, conforme a las disposiciones establecidas en la normatividad
- Digitar y proyectar los documentos requeridos en las actividades ejecutadas por la dependencia, que deben ser firmados por el Jefe inmediato
- Las demás funciones asignadas por la ley, los Reglamentos, las Ordenanzas, los Acuerdos, los Decretos, Resoluciones y órdenes emitidas por la autoridad competente de acuerdo a la naturaleza del cargo
- Recibir, radicar, distribuir y realizar seguimiento a las comunicaciones oficiales allegadas a la dependencia por la ventanilla única de correspondencia, prestando especial atención a los que requieran de respuesta escrita oportuna
- Administrar el Archivo de Gestión de la Dependencia, tanto físico como digital, conformar los expedientes y series documentales de acuerdo a la Tabla de Retención Documental y las indicaciones establecidas por la unidad de archivo de la entidad y mantener copias magnéticas periódicas de la información
- Elaborar, registrar, mantener y actualizar las bases de datos necesarias para una adecuada administración de la información de la dependencia