Estado
La convocatoria 639 a 739 – Territorial Centro Oriente ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Brindar apoyo y asistencia administrativa a la gestión de la dependencia en la ejecución de las actividades secretariales, la organización de la documentación y la información recibida y generada con el fin de facilitar el desarrollo y ejecución de las labores propias del área, apoyo administrativo y actividades de diligenciamiento de formas y atención al público
Entidad
Alcaldia Norcasia.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Experiencia relacionada de dos (02) años
Funciones del cargo
- Acordar con su superior inmediato la programación del trabajo
- Fijar y/o distribuir circulares, carteles y demás ayudas visuales en los puntos o dependencias que la administración autorice u ordene
- Organizar y custodiar los documentos y archivos del área de acuerdo con las normas establecidas sobre la materia
- Realizar la gestión y respuesta a las peticiones, quejas y reclamos que le sean asignados y que correspondan a su dependencia
- Prestar servicios de mensajería que le sean asignados por su jefe inmediato
- Sacar, organizar y entregar las fotocopias requeridas por la Oficina
- Ejecución de labores auxiliares de asistencia social y promoción de la participación comunitaria
- Participar en la elaboración de materiales promocionales y educativos
- Colaborar en la planeación de investigaciones para conocer las condiciones socioeconómicas de la comunidad y sus problemáticas
- Transcribir los documentos que le asignen
- Distribuir la correspondencia y demás elementos de la entidad de acuerdo con los procedimientos establecidos
- Participar en las labores de empaque, despacho y distribución de paquetes y sobres
- Proyectar las comunicaciones y correspondencia interna y externa de acuerdo a las necesidades del área y los procedimientos internos establecidos
- Participar en los programas de inducción, re inducción, capacitación, seguridad y salud en el trabajo, bienestar, entre otros, a los que se les convoque por parte de la Institución
- Adelantar el proceso de archivo de correspondencia y demás documentos según los procedimientos establecidos
- Participar en la elaboración de informes según solicitud
- Recepcionar, radicar y distribuir documentos y correspondencia al interior de la dependencia y de otras oficinas de acuerdo a los procedimientos establecidos
- Colaborar con los servicios varios de su dependencia
- Realizar la gestión documental y archivo de los documentos de su competencia
- Asistir a los funcionarios y al público en general sobre los trámites propios de la dependencia de acuerdo con los planes y programas de la Alcaldía
- Elaborar los informes y documentos que se le soliciten y participar en la implementación y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión
- Cumplir con las disposiciones Institucionales frente a la implementación y mantenimiento de Sistemas Integrados de Gestión y planeación en su dependencia
- Colaborar en la clasificación de los documentos la dependencia
- Colaborar con el apoyo interinstitucional en actividades relacionada con la zona rural del municipio
- Colaborar en oficios varios en el Almacén y demás dependencias en las que se requieran sus servicios
- Las demás funciones que le sean asignadas y que correspondan a la naturaleza de la dependencia, de conformidad con la ley vigente y las disposiciones que la modifiquen, adicionen o reglamenten
- Proyectar oficios, derivados de las actividades de la oficina agropecuaria
- Apoyar logísticamente las actividades desarrolladas por la dependencia, de forma oportuna y eficiente
- Promover la implantación y desarrollo de la participación de la comunidad en la descongestión administrativa y la planeación de proyectos necesarios para su desarrollo
- Participar en trabajos de motivación, información, organización, educativos y otros tendientes a impulsar la participación de la comunidad, bien sea a nivel intra o extramural
- Apoyar a la oficina de asuntos agropecuarios en la atención al ciudadano
- Hacer y recibir llamadas telefónicas tramitando o recibiendo los mensajes correspondientes
- Participar en las campañas promovidas por la Alcaldía y apoyar las realizadas por otras dependencias
- Apoyar en el registro de información en bases de datos requeridos por el jefe inmediato y cumpliendo con sus instrucciones
- Participar y apoyar los procesos de actualización, implementación y certificación de los procesos y procedimientos de su dependencia
- Ejecutar labores de oficina y transporte de documentos, según se le asigne a las diferentes dependencias dentro del concepto de planta global