Estado
La convocatoria 624 a 638 – Sector Defensa ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar labores de atención al usuario, administración, trámite, registro, archivo de los documentos, correspondencia y demás información de la dependencia.
Entidad
Instituto Casas Fiscales Ejercito Icfe.
Requisitos de estudios
Aprobación de cinco (5) años de educación básica secundaria .
Requisitos de experiencia
Nueve (9) meses de experiencia laboral relacionada
Funciones del cargo
- Tramitar los pedidos internos de abastecimiento oportuno de elementos y útiles de oficina y controlar su correcta utilización.
- Orientar y suministrar información a los clientes internos y externos apoyando el desarrollo y ejecución de las actividades del área de desempeño, teniendo en cuenta las políticas del Instituto sobre el manejo de la información.
- Conocer la reglamentación vigente del Sistema de Administración de las viviendas fiscales y aplicarla acorde con su nivel de competencia.
- Las demás que le sean asignadas por su jefe inmediato y que estén acordes con la naturaleza del cargo y el área de desempeño.
- Registrar y comunicar las solicitudes de mantenimiento realizadas por los usuarios al jefe de Mantenimiento con el fin de programar al personal técnico para que solucionen dichos requerimientos en el aplicativo del Sistema de Información para solicitar mantenimiento de viviendas.
- Realizar la inducción del personal que le fue asignada vivienda sobre el manual de convivencia y el acuerdo de administración de vivienda fiscal vigente del Instituto.
- Llevar el registro de las llamadas telefónicas, atención personalizada y correos electrónicos.
- Administrar y gestionar el trámite documental oportuno de entrada y salida de la correspondencia de la dependencia, clasificar y radicar documentos aplicando la normatividad vigente y utilizando los medios dispuestos por la entidad para ese fin.
- Llevar registro de quejas y reclamos realizadas por los usuarios e informar a la dependencia correspondiente para que se gestionen soluciones eficientes y oportunas.
- Redactar o tomar dictados, cartas, memorandos, circulares, informes y demás documentos propios de la gestión de la dependencia.
- Contactar al personal de usuarios que le sea asignada vivienda fiscal mediante la planilla suministrada por la dependencia de Viviendas.
- Recepcionar, analizar y tramitar la documentación correspondiente a solicitud de asignación de vivienda fiscal con el fin de determinar si el usuario cumple con los requisitos exigidos para la asignación de la vivienda.
- Mantener actualizada la información de su competencia registrada en el Portal WEB de la entidad.
- Promover y desarrollar la implementación, mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Gestión de la dependencia.