Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
El ejercicio de las funciones y competencias de este empleo estarán enfocadas al apoyo técnico administrativo para el manejo de los asuntos relativos a la Administración y Gestión Documental de la Entidad y ser además soporte para procesos estadísticos y técnicos de la dependencia.
Entidad
Alcaldia Pena.
Requisitos de estudios
Título de formación Técnica en área de sistemas, o Técnico en Contabilidad, o Técnico en Secretariado, o Técnico en Comunicaciones y relaciones públicas, o Técnico en Archivo
Requisitos de experiencia
12 MESES DE EXPERIENCIA LABORAL O RELACIONADA
Funciones del cargo
- Diseñar e implementar un Sistema de Administración documental que garantice la conservación, uso y protección de las guías, textos y demás documentos de interés para la Administración Municipal.
- Suministrar y dar información sobre el estado de los documentos y asuntos que cursan trámite en su empleo.
- Elaborar y mantener actualizado el manual de procesos y procedimientos para la gestión documental y el Archivo General de la Entidad.
- Participar en la caracterización, implementación, documentación, mantenimiento de los procesos y procedimientos propios del ejercicio de su empleo.
- Apoyar y estimular la investigación de la información contenida en los distintos archivos de la Administración Municipal a partir de las fuentes primarias y el uso y consulta de archivos para las decisiones de la gestión administrativa.
- Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión sobre las reglas que deben observarse para el servicio y consulta de los documentos.
- Hacer el monitoreo en los archivos de gestión para controlar el cumplimiento de las políticas, reglas y estándares.
- Organizar el proceso y procedimientos para que las transferencias de documentación con valor secundario se lleven a cabo de acuerdo a la normativa y protocolos correspondientes.
- Cumplir con los lineamientos del MECI y del Sistema de Gestión de Calidad.
- Participar en el diseño e implementación de software de consolidación de información estadística municipal.
- Diseñar y ejecutar programas y proyectos de orden archivístico de tal forma que permita el servicio de consulta y la conservación de documentos, acordes con la misión, visión, funciones y programas específicos de la Entidad, con sujeción a los lineamientos y normatividad fijados por el Archivo General de la Nación.
- Planear, dirigir y controlar los procesos y procedimientos requeridos para que la gestión documental, el archivo y la correspondencia se lleven a cabo de una manera técnica.
- Dar las instrucciones y ejecutar actividades pertinentes a la organización de los archivos de gestión de las diferentes dependencias, con el fin de que la producción, administración y archivo de la documentación se ajuste a los estándares y manuales establecidos para la Entidad.
- Acatar el cumplimiento de las disposiciones que expida la Administración Municipal.
- Apoyar la organización de archivos especializados en las distintas disciplinas, tanto públicos como privados en el municipio.
- Coordinar y ejecutar proyectos, programas, procesos y procedimientos técnicos administrativos prestando apoyo técnico en la dependencia.
- Coordinar con las demás dependencias el manejo, funcionamiento y organización de los archivos de gestión.
- Mantener actualizados: El cuadro de clasificación, los cuadros de valoración, las tablas de retención, el Formato Único de Inventario Documental y demás herramientas estándares requeridas para la gestión documental.
- Realizar y responder por los registros que con ocasión del desempeño de su empleo tenga que llevar, de acuerdo al respectivo procedimiento documentado.
- Diseñar y desarrollar sistemas de información, clasificación, actualización, manejo y conservación de recursos propios de la dependencia con el propósito de optimizar la utilización de los recursos disponibles.
- Recibir las transferencias documentales que se efectúen bajo la responsabilidad de las Secretarías de Despacho, de conformidad con el Plan de transferencias documentales y conforme a los procedimientos y regulaciones establecidas por el Archivo General de la Nación.
- Citar a reuniones al Comité Interno de Archivo de la entidad y hacer la Secretaría Técnica.
- Gestionar los recursos presupuestales requeridos para el óptimo funcionamiento del Archivo General de la Entidad, incluidos Archivos Central, Histórico y de Gestión.
- Dirigir los procesos de recepción, transferencia y clasificación del Archivo General de la Entidad. Incluye Archivo Central y Archivo Histórico.
- Seleccionar, organizar, conservar y divulgar el acervo documental que integra el Archivo General del Municipio.
- Dar las instrucciones pertinentes a los archivos de gestión para que la retención, selección y eliminación se haga acorde con los estándares y manuales establecidos y precisar los cronogramas de transferencia.
- Dirigir los procesos de conservación, organización, inventario, servicio y control de la documentación del archivo General.
- Promover la organización y el fortalecimiento de los archivos del orden municipal, para garantizar la eficacia de la gestión archivística y la conservación del patrimonio documental, así como apoyar los archivos privados que revistan especial importancia cultural o histórica para el Municipio.
- Participar en la elaboración y ejecución de las herramientas de Planeación Estratégica municipal, en los temas resorte de las funciones de la dependencia, Plan Indicativo, Planes de acción e Informes SICEP a Planeación Nacional y Departamental.
- Rendir Informe Semestral al Consejo Departamental de Archivos y demás Informes requeridos tanto del Archivo General de la Nación, como de otras Entidades u Organismos de Control.
- Coordinar y apoyar proyectos, programas, procesos y procedimientos técnicos administrativos en temas como Estadísticas y Proyectos específicos de la dependencia.
- Rendir los informes periódicos exigidos por jefe inmediato, Alcalde Municipal y autoridades u organismos de control.