Apoyar y asistir los procesos administrativos, el manejo de agenda, documentos e información, trámites, atención a usuarios, tanto internos como externos, a cargo de una dependencia, con el fin de coadyuvar en el cumplimiento de los objetivos de la misma

Alcaldia Mosquera.

Título Bachiller

Alternativas:

• Título de básica primaria

Veinticuatro (24) meses de experiencia relacionada

Alternativas:

• Treinta (30) meses de experiencia relacionada

• Realizar el proceso de gestión documental de la dependencia o área funcional de acuerdo con las técnicas sobre TRD, protocolos, términos, normas reglamentarias y procedimientos establecidos para tal fin.
• Transcribir, elaborar y presentar los informes, relacionados con la gestión administrativa de la dependencia, área funcional o procesos asignados, de acuerdo con los requerimientos, instrucciones, formatos, términos y procedimientos establecidos.
• Organizar y desarrollar procesos de seguridad, integridad, conservación e inviolabilidad de los documentos y toda la memoria documental del Municipio, de acuerdo con las normas y políticas de seguridad documental y los parámetros establecidos.
• Coordinar, controlar, llevar registro y comunicar de manera oportuna de la agenda y/o compromisos al jefe inmediato, de acuerdo con los procedimientos establecidos e instrucciones recibidas.
• Recibir, revisar, clasificar, radicar, distribuir y controlar documentos, datos, elementos y correspondencia, relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia, área funcional, o proceso asignado, observando los procedimientos establecidos.
• Efectuar diligencias y/o trámites externos o internos, relacionados con el logro de sus funciones y competencias de la dependencia, de acuerdo con los procedimientos, orientaciones y directrices impartidas.
• Asistir, coordinar y ejecutar asuntos logísticos relacionados con las actividades, reuniones y compromisos del jefe, conforme a los protocolos, procedimientos e instrucciones recibidas.
• Aplicar los procesos y procedimientos de control interno, de gestión de calidad en el desarrollo de actividades y funciones de su cargo, conforme a las disposiciones, requerimientos y directrices establecidas.
• Registrar y actualizar sistemas de información, estadísticas, cuadros y documentos que faciliten el manejo y utilización de la documentación que reposa en los archivos, de conformidad con las normas pertinentes.
• Socializar y aplicar la metodología que debe seguir cada una de las dependencias de la Administración Municipal, en el manejo del Archivo de gestión y manejo de TRD conforme a las normas, técnicas y protocolos existentes unificando criterios.
• Atender y orientar personal o telefónicamente, a los usuarios, tanto internos como externos suministrando la información general que requieran de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos propios de la dependencia o área funcional asignada.
• Observar y cumplir con las normas, planes, programas y procesos relacionados con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, conforme a las disposiciones sobre la materia.
• Coordinar y brindar el apoyo logístico y administrativo requerido para el desarrollo de actividades, eventos o reuniones que realice la dependencia o área funcional de acuerdo con las directrices, protocolos y procedimientos establecidos.
• Secretaria General -Archivo municipal – Proceso de archivo y gestión documental.
• Aplicar las técnicas, procedimientos, y protocolos establecidos en la administración y organización de los archivos central y general del municipio, garantizando la correcta aplicación de las normas y procedimientos técnicos vigentes.
• Coordinar y concertar entrevistas con el jefe, de acuerdo con la planificación de la agenda y las directrices establecidas.
• Suministrar a las diferentes áreas de la Administración Municipal, los documentos e información requerida, conforme a los procedimientos y el tiempo establecido para ello.
• Proyectar las certificaciones y respuestas a las peticiones que se eleven ante la Administración Municipal, relacionados con información y documentos oficiales que reposan en el archivo.
• Administrar, operar y salvaguardar los equipos, elementos y demás bienes asignados para el logro de las funciones y/o competencias de la dependencia de acuerdo con los protocolos, instrucciones y procedimientos establecidos.