Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Adelantar las labores de apoyo administrativo de la dependencia de forma oportuna, conforme a los procesos y procedimientos definidos
Entidad
Alcaldia Chia.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad, cursos de sistemas o afines, o secretariado
Requisitos de experiencia
Treinta y cuatro (34) meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Manejar y organizar la agenda del jefe inmediato informándole oportunamente de los compromisos adquiridos.
- Adelantar acciones para la consecución de información y documentos indispensables para la elaboración de estudios, de proyectos y programas de la dependencia de acuerdo con las instrucciones impartidas.
- Mantener actualizado el sistema de correspondencia de la dependencia cumpliendo con los parámetros determinados.
- Recibir, revisar, radicar, clasificar y distribuir la correspondencia y documentos oportunamente de acuerdo con el procedimiento establecidos y mantener actualizada la base de datos de correspondencia
- Atender y orientar a los usuarios personal y telefónicamente suministrando la información necesaria y precisa de acuerdo con las consultas realizadas.
- Organizar en los aspectos logísticos necesarios para llevar a cabo reuniones de acuerdo con los procedimientos establecidos
- Elaborar y transcribir actos administrativos, oficios y demás documentos que se requieran conforme a los lineamientos impartidos.
- Mantener organizado el archivo de gestión de la dependencia según los procedimientos determinados
- Responder por el archivo de los documentos propios de la dependencia, que hayan cumplido su finalidad y realizar la transferencia documental al archivo central del Municipio, de conformidad con la normatividad vigente.
- Recibir, clasificar, confrontar y archivar documentos de conformidad con las tablas de retención documental que se apliquen a los resultados de los procesos en que interviene
- Aplicar el sistema de gestión de calidad y el control interno en su puesto de trabajo para mejorar continuamente su eficacia en la dependencia, en concordancia con la normatividad legal vigentes sistemas
- Las demás que se le asignen y que correspondan a la naturaleza del empleo y al área de desempeño.