Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar actividades de orden administrativo que apoyen el desarrollo de las funciones y responsabilidades de los niveles superiores, con transparencia, calidad de servicio a los clientes internos y externos y oportunidad requeridos, de tal manera que garanticen el cumplimiento de los planes del área respectiva.
Entidad
Alcaldia Girardot.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia laboral
Funciones del cargo
- Tomar decisiones y solucionar problemas en los asuntos de a dependencia, según la delegación y autonomía otorgada por el superior inmediato.
- Elaborar y adelantar el trámite de citación para las personas cuya presencia requiera la Administración
- Digitar acuerdos, resoluciones, formas, circulares, informes y demás documentos propios de la gestión documental del área.
- Clasificar, orientar, controlar y velar por la seguridad del archivo de correspondencia de la Dependencia y atender las consultas que se requieran sobre los documentos archivados.
- Llevar en forma sistematizada el registro actualizado de la información de las entidades y organismos con los cuales se requiera comunicación e interrelación.
- Llevar el sistema de control y seguimiento por asuntos, citas, entrevistas, compromisos y eventos en general.
- Notificar sobre los documentos o actos administrativos que se produzcan en el área de desempeño
- Observar la confidencialidad exigida sobre los asuntos, documentos y demás información a la que tenga acceso en desarrollo de sus funciones.
- Digitar información, orientar, y colaborar en los procesos administrativos del área, recibir, radicar, clasificar, distribuir y controlar los documentos, datos y elementos relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia, de acuerdo con las normas y procedimientos respectivos.
- Gestionar en forma eficaz, el área de relaciones públicas del despacho del área.
- Brindar atención y dar orientación personalizada y telefónicamente a los clientes internos y externos y brindar información sobre el área.
- Organizar los diferentes eventos propios de la gestión del despacho del área.
- Organizar la correspondencia y apoyar a su superior en la preparación de los informes que se requieran en el área.
- Suministrar la información de los actos administrativos que se expidan al interior de la dependencia.
- Llevar y mantener el Sistema de Información de Gestión Documental para el registro y control de la correspondencia que se recibe y despache en área.
- Mantener actualizado y organizado el archivo de documentos y publicaciones del área
- Recibir, analizar, definir prioridades y entregar a cada área, según el tema y la importancia, las comunicaciones que llegan al despacho del área, que puedan ser tramitadas directamente.
- Velar por el buen uso y funcionamiento de los equipos y elementos de oficina de la oficina.
- Las demás funciones asignadas por la autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
- Redactar o tomar dictados, cartas, memorandos, acuerdos, resoluciones, formas, circulares, informes y demás documentos propios de la gestión.
- Recibir y entregar oportunamente los mensajes telefónicos al superior inmediato y funcionarios del área correspondiente.