Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar actividades de orden administrativo que apoyen el desarrollo de las funciones y responsabilidades de los niveles superiores, con transparencia, calidad de servicio a los clientes internos y externos y oportunidad requeridos, de tal manera que garanticen el cumplimiento de los planes del área respectiva.
Entidad
Alcaldia Girardot.
Requisitos de estudios
Aprobación de Cinco (5) años de Educación Básica Secundaria
Requisitos de experiencia
Seis (6) meses de experiencia laboral.
Funciones del cargo
- Recibir y entregar oportunamente los mensajes telefónicos al superior inmediato y funcionarios del área correspondiente.
- Recibir, analizar, definir prioridades y entregar a cada área, según el tema y la importancia, las comunicaciones que llegan al despacho del área, que puedan ser tramitadas directamente.
- Suministrar la información de los actos administrativos que se expidan al interior del área.
- Gestionar en forma eficaz, el área de relaciones públicas del despacho del área.
- Observar la confidencialidad exigida sobre los asuntos, documentos y demás información a la que tenga acceso en desarrollo de sus funciones.
- Clasificar, orientar, controlar y velar por la seguridad del archivo de correspondencia de la Dependencia y atender las consultas que se requieran sobre los documentos archivados.
- Organizar la correspondencia y apoyar a su superior en la preparación de los informes que se requieran en el área.
- Mantener actualizado y organizado el archivo de documentos y publicaciones del área
- Llevar y mantener el Sistema de Información de Gestión Documental para el registro y control de la correspondencia que se recibe y despache en área.
- Digitar información, orientar, y colaborar en los procesos administrativos del área, recibir, radicar, clasificar, distribuir y controlar los documentos, datos y elementos relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia, de acuerdo con las normas y procedimientos respectivos.
- Notificar a los interesados sobre los documentos o actos administrativos que se produzcan en el área de desempeño
- Redactar y digitar, cartas, memorandos, acuerdos, resoluciones, formas, circulares, informes y demás documentos propios de la gestión.
- Brindar atención y dar orientación personalizada y telefónicamente a los clientes internos y externos y brindar información sobre el área.
- Llevar en forma sistematizada el registro actualizado de la información de las entidades y organismos con los cuales se requiera comunicación e interrelación.
- Solucionar problemas en los asuntos de a dependencia, según la delegación y autonomía otorgada por el superior inmediato.
- Organizar los diferentes eventos propios de la gestión del área.
- Llevar el sistema de control y seguimiento por asuntos, citas, entrevistas, compromisos y eventos en general.
- Velar por el buen uso y funcionamiento de los equipos y elementos de oficina de la oficina.
- Elaborar y adelantar el trámite de citación para las personas cuya presencia requiera la Administración