Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar la intervención de los fondos documentales acumulados para ponerlos al servicio de la administración y la ciudadanía, apoyando la operación estratégica de la Secretaría y brindar apoyo en la elaboración, aplicación y actualización de políticas relativas al archivo y a la gestión documental, según las disposiciones institucionales y las normas vigentes aplicables.
Entidad
Alcaldia Madrid.
Requisitos de estudios
Título profesional en disciplina académica (profesión): • Bibliotecología, otros de ciencias sociales y humanas. • Administración Tarjeta profesional en los casos exigidos por la Ley.
Requisitos de experiencia
No requiere.
Funciones del cargo
- Promover la conservación de la memoria escrita, sonora, visual, magnética y audiovisual del Municipio, por medio de capacitación y programas para evitar su pérdida.
- Promover la publicación y difusión de los documentos existentes en el archivo y/o trabajos para incentivar la investigación
- Alimentar y actualizar los sistemas de información de gestión documental que adopte la entidad, de conformidad con los procesos y procedimientos definidos.
- Organizar la documentación, separar el material y reemplazar los documentos de conformidad con las normas de gestión documental y archivo vigentes.
- Realizar inventarios, revisar y corregir inconsistencias de la información ingresada en tablas de datos según se requiera en la Dependencia.
- Realizar la actualización del archivo documental de la Secretaria, según las normas de gestión documental vigentes.
- Autenticar los documentos que reposan en el archivo central, decretos y resoluciones.
- Controlar el proceso de numeración y fechado de los decretos, resoluciones, circulares, directivas, que hayan sido firmados e impartir las instrucciones para su oportuna distribución en las dependencias, entidades y servidores interesados.
- Las demás que le sean asignadas por su jefe inmediato y que estén acordes con la naturaleza del cargo y el área de su desempeño.
- Orientar el desarrollo de las estrategias de capacitación de los servidores/as de la administración, en materia documental y de archivos.
- Orientar la formulación, implementación y seguimiento de las tablas de retención documental.
- Adelantar acciones de conservación de los documentos que adquieran el carácter de histórico, para evitar su deterioro y pérdida.
- Recibir, seleccionar y clasificar los documentos del Archivo Central, de entidades públicas y privadas el acervo documental para incorporarlo al archivo histórico.
- Custodiar, administrar, certificar para trámite de bono pensional y autenticar los documentos que conforman el archivo.
- Organizar, clasificar y almacenar los documentos de archivo aplicando la tabla de retención documental, al archivo de gestión de la Secretaría.
- Realizar el seguimiento a las devoluciones de la correspondencia certificada propia del área de trabajo, de acuerdo con la información e instrumentos que le son asignados.
- Elaborar los respectivos inventarios, índices y catálogos necesarios para organizar el acceso de la ciudadanía a los documentos.