Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Adelantar los procesos de gestión documental, archivo, correspondencia, atención al cliente y demás asuntos técnico-administrativos, apoyando de manera eficiente las funciones asignadas a la dependencia.
Entidad
Alcaldia Villeta.
Requisitos de estudios
Título de bachiller en cualquier modalidad.
Equivalencias:
- No aplica.
Alternativas:
- No aplica.
Requisitos de experiencia
Veinticuatro (24) meses de experiencia relacionada con el cargo.
Equivalencias:
- No aplica.
Alternativas:
- No aplica.
Funciones del cargo
- Colaborar y servir de apoyo logístico del superior inmediato y a los funcionarios de la dependencia para alcanzar el óptimo desarrollo de las funciones de la misma.
- Proyectar las respectivas resoluciones de desistimientos, oficios, notificar telefónicamente a los usuarios de las solicitudes de licencias para que se acerquen a la oficina a recibir actas de observaciones, pagos y resoluciones.
- Elaborar informes de gestión.
- Observar la confidencialidad exigida sobre los asuntos, documentos y demás información a la que tenga acceso en desarrollo de sus funciones.
- Digitalización del registro de las licencias ya expedidas sobre construcción, parcelación, urbanismo, subdivisión, intervención de espacio público, demolición, reglamento de P.H
- cerramiento.
- Las demás que le sean asignadas por autoridad competente de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño.
- Elaborar y adelantar el trámite de citación para las personas cuya presencia requiera la administración.
- Organizar y actualizar el archivo de la dependencia, mediante la aplicación de tablas de retención documental.
- Recibo y clasificación de correspondencia allegada de la recepción u otras dependencias.
- Colaborar en el apoyo logístico para la realización de diferentes actividades culturales, sociales y demás que atañen a la administración.
- Efectuar los preparativos y atender a los clientes internos y externos que requieran entrevistarse con su superior inmediato.
- Digitar información, orientar, y colaborar en los procesos administrativos del área, recibir, radicar, clasificar, distribuir y controlar los documentos, datos y elementos relacionados con los asuntos de competencia de la dependencia, de acuerdo con las normas y procedimientos respectivos.
- Suministrar la información pertinente a las personas autorizadas sobre asuntos relacionados con la dependencia.
- Manejo, control y organización de archivo de la documentación de la oficina, tanto en comunicaciones oficiales, licencias, derechos de petición, usos del suelo, estratos, nomenclaturas, licencias en general y otras mediante la aplicación de las tablas de retención documental.
- Elaboración del listado maestro de documentos externos (Hoja de Control).
- Elaboración de certificaciones de: estratificación y nomenclaturas.
- Apoyo en los procesos de auditoría realizados.
- Registrar todo documento físico y electrónico en el formato único de inventario.
- Atención y orientación al público en la elaboración de los diferentes formatos que maneja la Dependencia y sirven para la presentación de solicitudes.
- Transcripción de correspondencia para selección y posterior entrega de la misma a cada funcionario de la dependencia para su respectiva contestación y control de la misma.
- Radicación de solicitudes de licencias de: construcción parcelación, urbanismo, subdivisión, intervención de espacio público, demolición, reglamento de P.H
- cerramiento, remodelación de fachada, inscripción de profesionales.
- Manejo de formatos asociados al Sistema de Calidad, que corresponda a su área y/o responsabilidades.
- Atender público, personal y telefónicamente para suministrar información correcta sobre los asuntos de la Administración.
- Realizar las actividades necesarias para la disposición y organización de materiales, equipos, instalaciones y demás aspectos que se requieran para la celebración de eventos que organiza la dependencia.
- Redactar oficios y correspondencia de acuerdo a las instrucciones recibidas del superior inmediato.