Estado
La convocatoria 507 a 591 – Cundinamarca ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Mantener actualizados y organizados los documentos, registros, información e inventarios de la dependencia, que permitan el normal funcionamiento de la entidad de conformidad con los procedimientos y normas legales vigentes
Entidad
Alcaldia Tocancipa.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller
Requisitos de experiencia
Veinticuatro (24) meses de experiencia relacionada con las funciones del cargo
Funciones del cargo
- Realizar el archivo de los documentos generados de acuerdo al desempeño de sus funciones y cumpliendo lo establecido en las tablas de retención documental y las normas generales de archivo.
- Participar activamente cuando le sea requerido, en las tareas o actividades programadas para el SGC y MECI orientado al mejoramiento continuo
- Mantener debidamente actualizado el archivo de gestión de la dependencia y efectuar las transferencias documentales según las tablas de retención documental vigentes.
- Colaborar en el logro de los objetivos, planes, programas y proyectos de la dependencia a la cual se vinculan.
- Informar sobre los posibles problemas generados en la gestión de los asuntos logísticos que se le encomienden para su resolución por los niveles que corresponda.
- Atender a los ciudadanos presencial o telefónicamente y ofrecerles la información de acuerdo con sus requerimientos.
- Elaborar y controlar el inventario de los elementos al servicio de la dependencia y los pedidos de los elementos necesarios para el desarrollo de las actividades del área.
- Elaborar los documentos e informes que le sean solicitados y garantizar su adecuado archivo en medio digital, coordinando la realización de copias de seguridad de forma periódica.
- Las demás funciones asignadas, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.
- Responder la correspondencia que le sea asignada de acuerdo con las directrices que le indique el jefe inmediato.
- Distribuir los documentos generados por la dependencia para apoyar su gestión y contribuir al logro de los objetivos institucionales.
- Llevar el registro de los compromisos de la dependencia y de los informes a entregar a dependencias internas y entes externos con el fin de que se cumplan los plazos establecidos, informando oportunamente a los responsables del caso.
- Elaborar el registro de la correspondencia interna y externa, para tener un control adecuado de las comunicaciones de la dependencia.
- Apoyar la logística en la realización de eventos programados por la Alcaldía dentro o fuera de las instalaciones u oficinas y en los que se requiera de su participación.
- Responder por el inventario asignado a su cargo, en lo que respecta a cantidad y calidad de los bienes.