Estado
La convocatoria 438 a 506 – Santander ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar labores técnicas, como salvaguarda y conservación del patrimonio documental de la alcaldía, con el fin de garantizar la integridad física de los documentos producidos por las dependencias en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos, de conformidad con la normatividad vigente.
Entidad
Alcaldia Lebrija.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad y curso de 60 horas relacionado con las funciones del cargo.
Alternativas:
- Título de Técnico Laboral, tecnólogo en Gestión Documental y archivo, Gestión Documental, Gestión de sistemas de información documental y archivística, Bibliotecología y afines.
Requisitos de experiencia
Dieciocho (18) meses de experiencia relacionada.
Alternativas:
- Doce (12) meses de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Organizar los archivos de gestión allegados por cada una de las dependencias de acuerdo con normatividad vigente y políticas institucionales.
- Tramitar los documentos de archivo de acuerdo con la normatividad vigente y con la política y procedimientos institucionales.
- Apoyar las actividades relacionadas con la transferencia documental de los archivos de gestión de la entidad al archivo central o intermedio.
- Apoyar las actividades encaminadas con el fin de facilitar la consulta de los documentos, teniendo en cuenta las directrices establecidas en la ley de archivos.
- Constatar que las series y sub series documentales transferidas concuerdan con el inventario que las relaciona, para proceder a incorporarlas en las agrupaciones documentales correspondientes.
- Apoyar en la preparación física de la documentación, para las transferencias de acuerdo al manual de procesos, procedimientos y ley general de archivos.
- Garantizar la organización, conservación, uso y manejo de los documentos, con el fin de salvaguardar el patrimonio documental e histórico de la Alcaldía.
- Apoyar en la preparación física de la documentación para su transferencia al archivo histórico o permanente.
- Brindar apoyo técnico para la implementación de las Tablas de Retención documental y demás instrumentos archivísticos de la administración municipal.
- Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la organización.
- Suministrar la información correspondiente a indicadores de Gestión, informes, planes de mejoramiento y mapas de riesgos, entre otros, a la Oficina Control Interno y a los Entes de Control externo cuando lo requieran
- Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas.
- Velar por la entrega de los informes correspondientes a los entes de control, así como las peticiones que realicen los contribuyentes y usuarios respetando los términos de ley.
- Acatar y fomentar el cumplimiento de las normas de autocontrol y las directrices del Modelo de Evaluación de Control Interno MECÍ y los criterios adoptados por el sistema de Calidad de la Alcaldía.
- Organizar los archivos y documentos del área asignada, mantenerlos actualizados y responder por su custodia y cuidado.
- Asistir a las diferentes jornadas de capacitación que programé el área de Talento Humano, Control Interno y Mecí-Calidad.
- Desempeñar las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del empleo para lograr objetivos institucionales.