Estado
La convocatoria 438 a 506 – Santander ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar labores técnicas de apoyo a las actividades de su inmediato superior, sustancialmente en el proceso contractual, en procesos de comunicación y difusión de información a nivel externo e interno de la Secretaria, en el control de la documentación y en la atención de los usuarios, con el fin de cimentar la buena marcha de la institución y de acuerdo a los procesos establecidos.
Entidad
Alcaldia Contratacion.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad y educación no formal en informática, contratación y gestión de archivo, con intensidad mínima de 60 horas por modalidad.
Equivalencias:
- FORMACION ACADEMICA: Diploma de Bachiller en cualquier modalidad.
Requisitos de experiencia
Un (01) año de experiencia relacionada.
Equivalencias:
- Dos (02) años de experiencia relacionada
Funciones del cargo
- Responder por el buen uso y mantenimiento de los equipos y elementos de la dependencia y por la presentación de la misma.
- Brindar orientación y atención al público en general sobre los servicios que se prestan.
- Mantener actualizada la agenda de actividades oficiales de la dependencia e informar oportunamente acerca de ellas al Secretario de Despacho.
- Llevar y mantener actualizadas las estadísticas y los registros de carácter técnico y administrativo de la dependencia.
- Orientar a los usuarios y suministrar la información requerida de conformidad con los procedimientos establecidos.
- Recepcionar y dar trámite a la correspondencia y proyección de respuesta.
- Administrar, manejar y registrar la información requerida en los Sistemas electrónicos autorizados y exigidos por las diversas entidades del Estado (SECOP- Gestión Transparente, FUT, SIGEP, entre otros.), en los procesos que tiene a cargo el secretario de despacho o gestor de la dependencia a la que se encuentra adscrito.
- Realizar las demás funciones que le asigne el superior inmediato, acorde con el área de desempeño.
- IV. DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESENCIALES
- En procesos contractuales:
- Aplicar las técnicas que proporcionan las ciencias administrativas y jurídicas para sustanciar las actuaciones administrativas, para la revisión, toma de decisión y firma de su inmediato superior.
- Proyectar y elaborar los documentos del proceso contractual, y trasladarlos al despacho de sus superior para su revisión,
- Proyectar y digitar con coordinación de las demás dependencias la elaboración de los pliegos de condiciones y términos de referencia para las licitaciones y concursos que deba realizar el municipio.
- Llevar el registro de las garantías contractuales otorgadas a favor de la entidad y controlar su vencimiento, renovación y en general el cumplimiento de las obligaciones legales contraídas por los contratistas, con respecto a los procesos contractuales como gestor de la necesidad de su dependencia.
- Llevar y soportar la base de datos y estadística que permita a la dirección tomar las decisiones conducentes al mejoramiento de los servicios a cargo del municipio.
- Llevar el archivo y control del expediente contractual.
- Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean asignadas.
- Las demás funciones que le sean asignadas por norma legal o autoridad competente de acuerdo con la naturaleza de cargo y de su dependencia.
- En apoyo a la Secretaría:
- Atender de manera cortés y respetuosa al público en general y a sus compañeros de trabajo.
- Tramitar documentos que sean requeridos por la dependencia y llevar registros de los mismos.
- Coordinar y controlar el proceso de comunicación y difusión de información a nivel interno y externo de la dependencia.
- Proyectar y digitar textos, comunicaciones, cuadros e informes que se generen en la dependencia.
- Diseñar y llevar a la práctica un sistema de recepción, clasificación, y distribución de la correspondencia.
- Responder por los documentos a su cargo y llevar control de los mismos.
- Responder por el mantenimiento de existencias necesarias respecto de papelería, y demás útiles de Secretaría, efectuando oportunamente los pedidos o solicitudes de suministro.
- Clasificar y llevar ordenadamente el archivo de la secretaría, observando las normas técnicas de aplicación específica y/o Tablas de Retención Documental, así como apoyar en el control del archivo central de la entidad.