Estado
La convocatoria 438 a 506 – Santander ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar las actividades secretariales y de apoyo administrativo a la dependencia, para el desarrollo de las funciones y responsabilidades del área en la que se desempeñe, de acuerdo con los procedimientos y protocolos establecidos y la normatividad vigente.
Entidad
Alcaldia Piedecuesta.
Requisitos de estudios
Titulo bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Treinta y seis (36) meses de experiencia laboral
Funciones del cargo
- Llevar el control de la agenda diaria, teniendo en cuenta las reuniones y los eventos en los que deba participar el jefe inmediato recordándole oportunamente los compromisos adquiridos, de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato.
- Recibir, registrar y tramitar las solicitudes de información, comunicaciones, documentación, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias, presentados por escrito, personal y/o telefónicamente por parte de usuarios internos y externos de la dependencia, de conformidad con los protocolos establecidos y la normatividad vigente.
- Organizar, clasificar y actualizar el archivo y gestión documental de la dependencia y realizar transferencias de acuerdo con la tabla de retención documental y normatividad vigente.
- Atender e informar tanto al usuario interno como externo, sobre los asuntos y trámites propios de la dependencia, de conformidad con los procedimientos establecidos y lineamientos señalados por el jefe inmediato.
- Mantener actualizado y organizado el inventario de los elementos de consumo que requiere la dependencia, para evitar que se presenten deficiencias en la ejecución de los procesos e informar para su oportuno abastecimiento, de conformidad con los procedimientos establecidos.
- Llevar y actualizar un registro de la correspondencia recibida, para garantizar la respuesta oportuna por parte de los funcionarios a quien le haya sido direccionada comunicación, documento, petición, entre otros, de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato.
- Elaborar y presentar documentos e informes que sean requeridos para el desarrollo adecuado de las funciones de la dependencia, de conformidad con los procedimientos establecidos y lineamientos señalados por el jefe inmediato.
- Proyectar respuesta a las comunicaciones habituales de la dependencia, de acuerdo con las instrucciones del jefe inmediato.
- Administrar y hacer seguimiento al sistema de información de correspondencia y al archivo del área para controlar la entrada y salida de los documentos con el fin de agilizar su consulta y respuesta dando cumplimiento a los términos de ley y de acuerdo con las normas y procedimientos que sean determinados.
- Apoyar el desarrollo de las políticas, planes, programas y proyectos de la dependencia de acuerdo con las necesidades que se identifiquen para el cumplimiento de objetivos y metas establecidas.
- Apoyar la implementación del Sistema Integrado de Gestión adoptado por la Alcaldía Municipal, con el fin de garantizar la prestación de los servicios con base en los procesos y procedimientos vigentes.
- Las demás que le sean asignadas por su jefe inmediato y que estén acordes con la naturaleza del cargo y el área de desempeño.