Estado
La convocatoria 438 a 506 – Santander ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Administrar Información del área de carácter interno y externo, aplicando el Sistema de Gestión Documental, así como ejecutar y adelantar labores y procesos administrativos de apoyo a la dependencia de forma oportuna, conforme a procesos y procedimientos definidos para garantizar el óptimo funcionamiento de la dependencia
Entidad
Alcaldia Barbosa.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad Equivalencias establecidas en el artículo 25 de Decreto 785 de 2005.
Requisitos de experiencia
DOCE MESES DE EXPERIENCIA RELACIONADA
Funciones del cargo
- FUNCIONES SECRETARIO
- Elaborar documentos en procesadores de texto, cuadros en hojas de c�lculo, presentaciones en software relacionado y manejar aplicativos de Internet, que sean solicitados por su superior inmediato.
- Llevar el registro y control de los documentos y archivos de la Dependencia
- Recibir, radicar, redactar y organizar la correspondencia para la firma del jefe de la Dependencia y distribuirla de acuerdo con sus instrucciones.
- Atender personal y telef�nicamente al p�blico y fijar las entrevistas que sean autorizadas por el jefe.
- Llevar y mantener al d�a el archivo y la correspondencia de la Dependencia.
- Atender al personal interno o externo, y suministrar la informaci�n autorizada por su superior inmediato.
- Manejar con discreci�n la informaci�n y la correspondencia del jefe de la dependencia.
- Mantener actualizado el directorio telef�nico de las dependencias y entidades externas con las que la dependencia mantiene comunicaci�n.
- Tramitar los pedidos de �tiles y papeler�a necesarios para la Dependencia.
- Aplicar el Sistema de Gesti�n Documental de la Dependencia de acuerdo con las directrices del Municipio.
- Elaborar y diligenciar documentos, formatos constancias y liquidaciones que sean competencia de la dependencia.
- Ejercer el autocontrol en todas las funciones que le sean encomendadas.
- Responder y velar por la seguridad y el buen uso de los documentos, elementos y equipos asignados para el ejercicio de sus funciones.
- Elaborar las notas de devoluci�n y actas de baja por aver�a de elementos de trabajo, con el visto bueno del jefe inmediato.
- Verificar el registro de existencias para dirigir las solicitudes al jefe inmediato que sirvan de soporte para la preparaci�n del Plan de Compras.
- Actualizar y apoyar en el control a los inventarios individuales de los funcionarios de la dependencia.
- Realizar la organizaci�n del archivo de la dependencia y adoptar los m�todos y sistemas para su adecuado funcionamiento.
- Elaborar documentos en procesadores de texto
- Adoptar procedimientos y sistemas establecidos por el archivo general de la naci�n para el adecuado funcionamiento del �rea.
- Dar tr�mite oportuno a la solicitud de los documentos que est�n bajo su custodia y conocimiento.
- Llevar un control sobre la fecha de recibido, el termino de ley, el estado y la fecha de respuesta de los derechos de petici�n, acciones populares, de cumplimiento, tutelas, fallos y dem�s asuntos relacionados con quejas y reclamos y presentar informe mensual al jefe inmediato.
- Velar por la aplicaci�n y actualizaci�n de las tablas de retenci�n documental de la dependencia.
- Mantener actualizado el archivo de los documentos a su cargo de acuerdo a los procedimientos establecidos.
- Prestar los servicios de asistencia t�cnica al p�blico que lo requiera para el cumplimiento y desarrollo de los objetivos institucionales, programas y servicios a cargo de la Dependencia.
- Orientar a los usuarios y suministrar informaci�n, documentos o elementos que sean solicitados, de conformidad con los tr�mites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos para ello.
- Colaborar con la preparaci�n de informaci�n para cargues en plataformas.
- Colaborar con la preparaci�n de informes para los diferentes organismos de control y los que sean requeridos por la dependencia.
- Preparar y presentar los informes sobre las actividades desarrolladas, con la oportunidad y la periodicidad requeridas.
- Las dem�s funciones asignadas, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el �rea de desempe�o del cargo.