Estado
La convocatoria 438 a 506 – Santander ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Ejecutar actividades relacionadas con labores de oficina y de apoyo al área de desempeño donde se asigne el empleo.
Entidad
Alcaldia Piedecuesta.
Requisitos de estudios
Diploma de Bachiller en cualquier modalidad
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia relacionada.
Funciones del cargo
- Recibir, revisar, clasificar y distribuir y controlar los documentos, datos y elementos relacionados con los asuntos asignados y de conformidad con las normas y procedimientos establecidos.
- Coordinar y controlar el proceso de comunicación difusión de la información a nivel interno y externo de la dependencia.
- Manejar los sistemas de información correspondientes a la dependencia y prestar el apoyo requerido.
- Establecer los mecanismos de distribución y registro de la correspondencia externa a las dependencias de la administración.
- Responder por la asignación de la correspondencia en la oficina correspondiente
- Mantener organizado y actualizado el archivo del área de desempeño, a fin de garantizar el buen estado de los documentos que allí reposan y suministrar la información manteniendo los sistemas de control correspondiente.
- Administrar la custodia, actualización y mantenimiento del archivo de acuerdo a las normas archivísticas expedidas por el Gobierno Nacional.
- Desarrollar el proceso de centralización de la información y el acervo documental histórico de interés administrativo e institucional contemplados en la normatividad vigentes.
- Salvaguardar el archivo de las distintas áreas, cumplir con las normas archivísticas que permitan el control, amparo y protección del acervo documental e histórico existente, generado y por generar en las dependencias de la Dependencia
- Controlar el recibo, envío y devolución de los documentos prestados para consulta.
- Llevar el registro de consulta y de movimiento de los documentos y responder por los documentos puestos bajo su custodia.
- Distribuir los documentos de acuerdo con las normas establecidas, implementar la codificación en las planillas de registro y control, los documentos originales solicitados, de acuerdo a los procedimientos establecidos.
- Asistir al superior inmediato en la atención de quejas, solicitudes presentadas por la comunidad.
- Suministrar la información que se requiera para el trámite de los procedimientos de la dependencia.
- Expedir copias de los documentos que se guarden en el archivo de la dependencia.
- Realizar las labores de fotocopiado del material documental autorizado.
- Las demás funciones asignadas por el jefe inmediato de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo.