Estado
La convocatoria 438 a 506 – Santander ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Organizar, atender, recordar, frente al manejo de documentos, y comunicación,
personas y citas para lograr una eficiente administración pública.
Entidad
Alcaldia Surata.
Requisitos de estudios
Diploma de bachiller en cualquier modalidad, cursos de secretariado o mecanografía y curso de sistemas Mínimo de 20 horas.
Requisitos de experiencia
Doce (12) meses de experiencia en cargos similares.
Funciones del cargo
- Transcribir los documentos, actas, informes, cuadros y demás documentos elaborados en la dependencia.
- Efectuar labores de recepción atendiendo al público personal y telefónicamente de forma cortes y oportuna
- Tramitar la correspondencia de la oficina tanto la recibida como la de enviar.
- Manejar y organizar, agenda del jefe de la dependencia asignada a fin de que este cumpla con sus compromisos de forma pronta y diligente, lo que implica organizar de una forma ordena da las entrevistas solicitadas por los
- ciudadanos y particulares.
- Apoyar la implementación del sistema de control interno dentro de su dependencia, fomentando la cultura del autocontrol y participando en los programas y eventos que coordine la unidad de control interno
- Prestar el apoyo logístico a las demás dependencias cuando éstas así lo requieran.
- Recibir, radicar, distribuir y archivar documentos y correspondencia y despachar la que se origina en la misma
- Proyectar para la firma del jefe, los informes que se deba presentar de manera periódica o otras entidades o dependencias y los oficios que sean necesarios para dar cumplimiento a las funciones propias del cargo
- Colaborar con el jefe de la dependencia en la elaboración de la agenda de trabajo y recordarle oportunamente sus compromisos.
- Expedir los certificados de paz y salvo y demás documentos que le soliciten los funcionarios y particulares.
- Orientar a los usuarios de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos por la dependencia
- Responder por la seguridad y conservación y uso adecuado de los materiales y elementos bienes y valores que estén bajo su Responsabilidad e informar al superior inmediato en forma oportuna sobre las anomalías relacionadas con las dependencias. Recibir instrucciones del superior inmediato sobre la realización y distribución de trabajo
- Velar por la adecuada presentación de la dependencia, la prestación de los servicios administrativos y el buen uso del equipo bajo su responsabilidad
- Rendir informes mensuales al superior inmediato sobre las actividades desarrolladas
- Prepara los informes sobre las actividades desarrolladas con la oportunidad y la periodicidad requerida
- Las demás funciones asignadas por la autoridad competente, de acuerdo con el nivel, la naturaleza y el área de desempeño del cargo
- Orientar a los usuarios y suministrar información, documentos o libros que sean solicitados, de conformidad con los trámites, las autorizaciones y los procedimientos establecidos en la dependencia
- Informar al superior inmediato, oportunamente, sobre las inconsistencias o anomalías relacionadas con los asuntos, elementos o documentos y/o correspondencia encomendados