Estado
La convocatoria 435 – CAR / ANLA ya pasó por la etapa de inscripciones y no es posible postularse a este empleo.
Descripción
Realizar actividades administrativas de apoyo a la labor de la dependencia o proceso del cual forma parte, de acuerdo con procedimientos y normas establecidas, con el fin de garantizar el intercambio interno y externo de la información de su dependencia.
Entidad
Corporacion Autonoma Regional Valle Cauca Cvc.
Requisitos de estudios
Aprobación de cuatro (4) años de educación básica secundaria
Requisitos de experiencia
No aplica
Funciones del cargo
- Distribuir la correspondencia acorde con el sistema de entrega establecido y efectuar el seguimiento respectivo al procedimiento que se ejecuta a través de los aplicativos diseñados para tal fin.
- Organizar la entrega de la correspondencia externa a través de las empresas de mensajería y controlar la calidad de los servicios prestados con el propósito de hacer un seguimiento a la gestión.
- Elaborar las planillas para el despacho del correo externo y registrar en ellas el número de guía correspondiente.
- Controlar las pruebas de entrega y proveer copias de las mismas a las Dependencias solicitantes, dejando constancias que es fiel copia del documento probatorio.
- Elaborar y presentar estadísticas sobre el volumen de documentos que hacen tránsito por el Centro Administrativo de Correspondencia para apoyar la gestión corporativa.
- Dar apoyo logístico en la organización y preparación de las reuniones, juntas y actos que programe el jefe inmediato del área para que se desarrollen de acuerdo a lo planeado.
- Actualizar continuamente los aplicativos utilizados para la gestión de la información en la Corporación y enviarla a las diferentes Dependencias, para la correspondiente toma de decisiones.
- Apoyar administrativamente los procedimientos de contratación para la ejecución de los planes y programas del área a fin de que se cumplan con los términos legales, técnicos y financieros establecidos.
- Las demás que les sean asignadas por autoridad competente, de acuerdo con el área de desempeño y la naturaleza del empleo.
- Organizar archivo de gestión de la oficina de acuerdo con normatividad vigente y políticas institucionales.
- Tramitar documentos propios del área teniendo en cuenta normas técnicas, sistemas y procesos de organización y especificaciones o características estipuladas.
- Atender los usuarios internos y externos siguiendo normas de protocolo y procedimientos establecidos.
- Producir documentos de apoyo administrativo en los tiempos establecidos y según normas técnicas de producción documental.
- Distribuir documentos e información del área según procedimientos.
- Apoyar la planificación y desarrollo de las actividades administrativas de la oficina según procedimientos y necesidades establecidas.
- Organizar y administrar la asignación de numeración consecutiva y cronológica a la correspondencia externa y registrarla en la base de datos para dar cumplimiento a la normatividad vigente.
- Seleccionar y distribuir la correspondencia recibida para agilizar su trámite y oportuna gestión.